Preguntas frecuentes

Ventas

Pedidos

• ¿Por qué no puedo editar un pedido?

  • Solo se editan en Borrador. Confirmados, facturados y cancelados se abren en solo lectura.

• ¿Por qué no se confirma mi pedido?

  • Falta almacén y ubicación en un artículo de inventario, kit o receta, o no hay existencia disponible para reservar. El mensaje dice qué artículo falló.

• ¿De dónde sale el precio y por qué no lo puedo cambiar?

  • De la lista de precios del cliente o de su grupo vigente en la fecha del pedido; si no hay lista, del precio base (Base). En el pedido no se edita: corrige la lista de precios.

• ¿Por qué no puedo crear un pedido para un cliente?

  • El cliente está En espera o Inactivo. Cámbialo a Activo en su formulario.

Facturas

• Cancelé una factura, ¿qué pasa con su pedido?

  • El pedido regresa a Confirmado y se puede volver a facturar.

• ¿Por qué no puedo cancelar una factura?

  • Tiene pagos registrados (Pago Parcial o Pagado). Solo se cancelan facturas en Borrador o Contabilizado.

• ¿Por qué no aparece el botón Timbrar CFDI?

  • La factura debe estar Contabilizado y la empresa debe tener CFDI activo. Revisa también que la pestaña CFDI tenga los datos guardados.

• El timbrado dio Error, ¿qué hago?

  • Lee el mensaje en la pestaña CFDI; casi siempre es un dato del receptor (RFC, razón social, C.P. o régimen) distinto a la constancia fiscal. Corrígelo en el cliente y en la pestaña CFDI de la factura, guarda y vuelve a timbrar.

Clientes y Grupos

• ¿Por qué el saldo de un cliente no cuadra?

  • Usa Recalcular Saldo en la lista de Clientes para recalcularlo con facturas y pagos.

• Cambié el Límite de Crédito y no se guardó, ¿por qué?

  • Solo usuarios con rol Admin o Finanzas pueden modificarlo.

• ¿Por qué la importación rechazó algunas filas?

  • La tabla Detalles del Error indica fila, columna y motivo (por ejemplo, un RFC que ya existe o un número mal escrito). Las filas correctas sí se importaron.

Devoluciones

• ¿Por qué no aparece una factura al crear la devolución?

  • Solo aparecen facturas Contabilizado o Pagado que todavía tengan algo por devolver.

• Publiqué una devolución con un error, ¿la puedo cancelar?

  • No. Una devolución publicada no se cancela ni se edita; consulta con Contabilidad cómo compensarla.

CRM

Prospectos

• ¿Por qué no aparece el botón Convertir a Oportunidad?

  • El prospecto ya está Convertido, o su rol no tiene permiso de crear en CRM.

• Convertí el prospecto pero el contacto no recibió el correo.

  • El contacto no tenía correo o el envío falló; el aviso lo indica. La conversión sí se hizo. Comparta el enlace de alta manualmente.

• ¿De dónde sale la columna Origen?

  • La llena el sistema; por ejemplo, los prospectos del formulario del sitio web.

Oportunidades

• Pulso Siguiente y me sale un error.

  • Faltan actividades obligatorias de la etapa actual. El mensaje lista cuáles; márquelas como completadas y vuelva a intentar.

• ¿Puedo saltarme una etapa?

  • No con Siguiente: avanza de una en una.

• ¿Cómo marco una oportunidad como perdida?

  • Edite la oportunidad y ponga Estado = Perdida, o muévala a la etapa Closed Lost.

Cotizaciones

• No puedo editar una cotización.

  • Solo se editan en Borrador o Rechazada. Las pendientes, aprobadas o convertidas se abren en consulta.

• Al convertir a pedido sale «debe tener un Customer asignado».

  • Edite la oportunidad, ponga Tipo de Cuenta = Cliente, elija el cliente y guarde. Luego convierta de nuevo.

• ¿Quién aprueba mis cotizaciones?

  • El aprobador asignado al enviarla o cualquier Administrador, Gerente de ventas o Gerente de CRM.

Etapas de venta

• No me deja eliminar una etapa.

  • Tiene oportunidades. Muévalas a otra etapa primero.

• No me deja guardar una etapa.

  • El nombre o el orden de secuencia ya los usa otra etapa.

Órdenes de Servicio

Proyectos de Servicio

• No me deja activar el proyecto.

  • Hay artículos de servicio creados por la IA con precio 0. Ponles precio en Inventario (botón Poner precio) y vuelva a activar.

• No puedo cambiar las tareas.

  • El proyecto está Activo. Pulse Editar para pausarlo, haga los cambios, guarde y Reactivar.

• No puedo completar una tarea.

  • Una tarea sin horas reales no se completa.

• No aparecen tareas en Facturas › Agrupado por tarea.

  • Solo aparecen tareas completadas, facturables y con horas aprobadas sin facturar. Use Por registro de tiempo para facturar horas de tareas abiertas.

Registro de tiempo

• Sale «Tu usuario no está vinculado a ningún empleado».

  • Pida que en Nómina › Empleados le asignen su Usuario ERP Vinculado.

• El sistema rechaza mi registro de horas.

  • Revise que el proyecto o iguala esté Activo, que la fecha caiga dentro de sus fechas, que la tarea no esté completada y, en igualas, que usted esté asignado a la línea.

• ¿Por qué mis horas quedaron Pendientes?

  • La aprobación automática está apagada, pasaron del máximo por registro o son tiempo extra. Las aprueba el líder.

• No puedo borrar un registro.

  • Ya está facturado, o el proyecto o iguala no está Activo.

Contratos de Iguala

• ¿Cómo cobro el tiempo extra?

  • En Facturas › Por registro de tiempo; no entra en la factura del periodo.

• No me deja renovar.

  • Solo se renuevan contratos Activos o Expirados, y la nueva fecha de vencimiento debe ser posterior a la de inicio.

• ¿Qué pasa si termino un contrato con fecha futura?

  • Queda En Terminación y sigue operando hasta esa fecha; después se anulan los periodos pendientes.

• Asistente de Facturación

• No veo sugerencias.

  • Pulse Actualizar Información. Si sigue vacío, no hay periodos ni horas aprobadas por facturar.

• ¿Puedo cambiar el monto sugerido?

  • Sí, al aprobar, escribiendo la justificación del cambio.

Nómina

Periodos de Nómina

• No aparecen periodos para elegir al crear un cálculo.

  • No se han generado los periodos del año para la periodicidad del colaborador, o todos están cerrados. Genere los periodos o reabra el que necesite.

• No puedo cambiar la fecha de pago de un periodo.

  • Solo se cambia en periodos Abiertos, y no puede quedar antes del inicio del periodo.

• No puedo eliminar un ejercicio.

  • Alguno de sus periodos ya tiene cálculos.

Nómina Asimilados

• ¿Por qué no me deja elegir periodo?

  • El colaborador no tiene Periodicidad de pago en su perfil fiscal. Use Ir al perfil del colaborador.

• ¿El sistema calcula el ISR?

  • No. La Retención ISR se captura a mano.

• No me deja usar Crear y Automatizar.

  • El colaborador ya tiene una nómina automática activa. Desactívela desde uno de sus cálculos o use Crear.

• El recibo quedó en Error.

  • Lea el mensaje: casi siempre falta el RFC o Código Postal del colaborador o un dato de la empresa. Corríjalo y vuelva a timbrar.

• Cancelé un recibo, ¿ya está cancelado ante el SAT?

  • No. La cancelación en SwiftERP es solo interna; la cancelación ante el SAT se tramita por separado.

• ¿Por qué no puedo timbrar como Ordinaria?

  • El cálculo no pertenece a un periodo de nómina. Solo se puede timbrar como Extraordinaria.

Inventario

Artículos

• No puedo eliminar un artículo.

  • Tiene movimientos. Desactívelo.

• No aparece la categoría que busco.

  • Elija primero la familia: las categorías se filtran por familia.

Transferencias y Ajustes

• No me deja confirmar el lote.

  • Está vacío o ya no está en Borrador.

• Un renglón quedó Fallido al confirmar.

  • Ese renglón no se aplicó (por ejemplo, por existencia insuficiente); los demás sí. Revise el mensaje del renglón y captúrelo en un lote nuevo.

• No me deja ajustar un Kit.

  • Los Kits y Recetas solo aceptan Inventario Inicial, Entrada y Pérdida. Para sumar unidades armadas use Ensambles.

Reabastecimiento

• No se crea la orden de compra de un artículo.

  • No tiene Proveedor Predeterminado. Captúrelo en el artículo.

Inventario Físico y Cíclico

• No puedo crear el Inventario Físico.

  • El almacén tiene una tarea de conteo cíclico abierta. Termine o cancele esa tarea.

• No puedo descargar la Hoja de Conteo.

  • Solo se descarga con el conteo En Progreso: active (congele) la tarea primero.

• Los guiones en el detalle, ¿qué significan?

  • Que esa línea todavía no se ha importado.

• No puedo aprobar una variación.

  • Supera el umbral del Administrador o es de un conteo ciego: solo un Administrador puede aprobarla.

• La contabilización fue rechazada.

  • Las existencias cambiaron desde que se congeló o falta una cuenta contable. Lea el detalle del intento, corrija y vuelva a intentar.

Compras

Requisiciones

• Mi requisición se aprobó sola.

  • Su monto no pasaba el límite de aprobación: queda como Auto-Aprobada.

• No aparece Convertir a OC.

  • La requisición no está aprobada, o ya se convirtió.

Órdenes de Compra

• No puedo editar la orden.

  • Ya no está en Borrador.

• No puedo recibir mercancía de una orden.

  • La OC sigue en Borrador: envíela primero. Tampoco se recibe si ya está Recibida, Cerrada o Cancelada.

• ¿Qué pasa si el proveedor no entregará lo que falta?

  • Use Cerrar Pendiente: la OC queda Cerrada con lo recibido.

Recepciones

• No me deja recibir la cantidad que llegó.

  • Supera lo pedido en más de 5 %. Ajuste la OC o reciba solo lo pedido.

• La existencia no subió.

  • La recepción sigue en Borrador: pulse Registrar.

• Costos en Destino

• No se puede repartir el costo.

  • El factor de reparto da cero: capture peso o volumen en la recepción, o use otro método.

Cuentas por Cobrar

Facturas

• No puedo editar la factura.

  • Ya no está en Borrador.

• No me deja contabilizar.

  • Alguna partida de inventario, kit o receta no tiene Almacén y Ubicación.

• El timbrado dio Error.

  • Revise los datos fiscales del cliente y de la empresa en la pestaña CFDI; corríjalos, guarde y vuelva a timbrar.

• Cancelé el CFDI y sigue en Solicitud Cancelación.

  • El SAT aún no responde. Pulse Actualizar Estado más tarde.

• No aparece el cliente al crear la factura.

  • Está inactivo.

Recibos de Caja

• No aparecen facturas para aplicar.

  • El cliente no tiene facturas abiertas (contabilizadas con saldo).

• No me deja agregar una factura en dólares a un recibo en pesos.

  • Un recibo solo lleva facturas de una moneda; haga un recibo aparte.

• La factura sigue sin pagar aunque capturé el recibo.

  • El recibo sigue en Borrador: ábralo y pulse Registrar.

Antigüedad de saldos

• Un cliente aparece con saldo negativo.

  • Tiene cobros registrados sin aplicar (saldo a favor).

Cuentas por Pagar

Gastos

• Importé un XML y dice RFC no corresponde.

  • La factura no está emitida a la empresa. Pida al proveedor que la corrija.

• Dice UUID de CFDI duplicado.

  • Ese CFDI ya está registrado como gasto.

• Dice Proveedor no encontrado.

  • Ningún proveedor tiene ese RFC. Dé de alta al proveedor o capture su RFC en Datos CFDI.

• Aparecen gastos que nadie capturó.

  • Son automáticos: vienen de recepciones de mercancía, costos en destino o nómina (la columna Fuente muestra su referencia). Revíselos y regístrelos.

• No puedo cancelar un gasto.

  • Ya está pagado.

Pagos

• No aparecen gastos para aplicar.

  • El proveedor no tiene gastos registrados con saldo.

• El gasto sigue sin pagar aunque capturé el pago.

  • El pago sigue en Borrador: pulse Registrar.

Antigüedad de saldos

• Un proveedor no aparece en el reporte.

  • No tiene saldo pendiente a la fecha de corte, o sus gastos siguen en Borrador.

CFDI

Configuración CFDI

• No veo la pestaña CFDI en facturas ni en clientes.

  • La empresa no tiene activada la función CFDI 4.0 México. Solicítelo a soporte.

• Timbré y el CFDI no tiene validez ante el SAT.

  • La empresa está en entorno de Pruebas (Sandbox). Debe cambiarse a Producción.

Timbrado

• El timbrado dio Error.

  • Revise el mensaje: suelen faltar o estar mal el RFC, régimen o C.P. del cliente o de la empresa, o la Clave Prod/Serv del artículo. Corrija, guarde y vuelva a timbrar.

• No puedo guardar los datos CFDI de un cliente o artículo.

  • Guarde primero el cliente o artículo; después se habilita su CFDI.

Cancelación

• Sigue en Solicitud Cancelación.

  • El SAT no ha confirmado. Pulse Actualizar Estado más tarde.

CFDI recibidos

• No me deja adjuntar el Complemento de Pago del proveedor.

  • El pago no está registrado, el proveedor no tiene RFC en Datos CFDI o algún gasto del pago no tiene su XML.

• Dice Proveedor no encontrado.

  • Capture el RFC del proveedor en Datos CFDI o dé de alta al proveedor.

Finanzas

• Libro Mayor

• No me deja contabilizar la póliza.

  • Está descuadrada, o su rol no tiene permiso de contabilizar (Administrador o Gerente de finanzas).

• No puedo editar una póliza.

  • Ya está contabilizada: use Corregir o Revertir.

• Una cuenta no aparece al capturar la póliza.

  • Es una cuenta de título (no contabilizable).

Bancos

• El Saldo Actual del banco no cuadra.

  • Use Recalcular en la lista de bancos.

• ¿Qué formato acepta la importación del estado de cuenta?

  • Archivo .csv.

Moneda

• Falta el tipo de cambio de hoy.

  • Pulse Actualizar desde Banxico o capture uno manual.

• ¿Quién cambió un tipo de cambio?

  • Consúltelo en Historial de Tipos de Cambio.

Viajes y Gastos

Solicitudes

• No me deja pedir anticipo.

  • Tiene anticipos vencidos sin comprobar. Compruébelos o pida a Tesorería una excepción.

• Me pide justificación de aviso corto.

  • El viaje empieza en menos de 7 días.

• No aparece mi solicitud para aprobar a mi jefe.

  • Revise que su empleado tenga capturado su Supervisor en Nómina › Empleados.

Reportes de gastos

• No puedo crear el reporte de mi viaje.

  • La solicitud no está aprobada.

• No me deja cobrar viáticos y comida el mismo día.

  • En un mismo día se cobra por cuota diaria o por recibos, no ambos.

• Ya no puedo editar un renglón.

  • El reporte ya se envió y su evidencia quedó sellada.

• Dice CFDI duplicado.

  • Ese UUID ya se cargó en otro gasto.

Tesorería

• ¿Cuándo le pagan el reembolso al empleado?

  • Cuando Tesorería incluye el reembolso en un lote y lo contabiliza o confirma por nómina.

Productividad

Plantillas

• Activé la plantilla y quedó en Borrador.

  • Faltan parámetros obligatorios de su Tipo de Acción. Complételos y vuelva a activar.

• La plantilla no genera tareas.

  • No está Activa, o no tiene a nadie asignado.

Mis Tareas

• El Asistente de tareas dice que mi usuario no está ligado a un empleado.

  • Pida al administrador que lo ligue en Nómina › Empleados.

• No veo Plantillas, Sugerencias ni Tablero.

  • Solo los ve el Administrador.

• ¿Qué pasa si omito una tarea?

  • Se salta solo esa ocurrencia, con el motivo que capture; las siguientes se generan normal.

Sugerencias de IA

• Rechacé una sugerencia, ¿volverá a aparecer?

  • No, el patrón rechazado ya no se sugiere.

Asistente de IA

• Uso el Asistente ERP y me dice que no tengo permiso.

  • Crear transacciones con la IA solo lo puede hacer el Administrador. Los demás roles usan el Analista de Datos.

• La IA dice que no tengo permiso.

  • Su rol no puede hacer esa acción en la pantalla correspondiente. Pida el permiso a su administrador.

• La respuesta no trae todos los registros.

  • Cada respuesta trae como máximo 100 filas. Haga la pregunta más específica (por fecha, cliente, etc.).

• No veo el robot flotante.

  • Solo aparece en escritorio. En celular use el menú › Asistente de IA.

• No aparece el micrófono.

  • Su navegador no soporta dictado por voz; use Chrome o Edge.

• La IA no entendió lo que pedí.

  • Redáctelo distinto con nombres y cantidades exactas; si preparó algo incorrecto, cancélelo en la vista previa.

Configuración

• Un usuario no puede entrar.

  • Revise que esté Activo y restablezca su contraseña si hace falta.

• Un usuario no ve un módulo.

  • Ninguno de sus roles tiene el permiso de ver ese módulo. Asigne un rol que lo tenga o cree un rol personalizado.

• Cambié los roles y el usuario sigue igual.

  • Pida al usuario cerrar sesión y volver a entrar.

• No puedo cambiar los permisos de un rol de sistema.

  • Sus permisos los define el sistema. Cree un rol personalizado con la combinación que necesita.

• No puedo eliminar un rol.

  • Está asignado a usuarios: quíteselo primero.

• Los colores no cambiaron.

  • Pulse Guardar Tema y recargue la página.