Guía rápida: CRM

Proposito

El CRM lleva una venta del prospecto al pedido: se registra el prospecto, se convierte en oportunidad, avanza por el embudo, se cotiza, se aprueba y se convierte en pedido de venta.

Conceptos clave

Concepto	Qué es
Prospecto	Posible cliente, aún sin calificar.
Cuenta	Empresa con la que se negocia.
Oportunidad	Venta concreta, con valor y etapa.
Cotización	Propuesta de precios de una oportunidad.

Regla. Sin venta concreta: prospecto. Con venta concreta: oportunidad. Con precios por escrito: cotización.

Flujo general y menu

Diagrama 1. Flujo general del CRM

Figura 1. Grupo CRM en el menú lateral

Estados

Registro	Estados
Prospecto	Nuevo → Calificado → Convertido, o Perdido
Oportunidad	Abierto → Ganada o Perdida
Cotización	Borrador → Pendiente de Aprobación → Aprobada → Convertida, o Rechazada

Prospectos

• CRM › Prospectos › Nuevo Prospecto.

• Capture Empresa, nombre y correo del contacto; pulse Crear.

• Cuando haya venta concreta, pulse Convertir a Oportunidad.

• Confirme el nombre de la cuenta y convierta.

Tip

Con correo capturado, el contacto recibe solo el enlace de alta de empresa.

Oportunidades

• CRM › Oportunidades.

• Abra la tarjeta y marque las actividades hechas.

• Pulse Siguiente para avanzar una etapa.

• Si va a generar pedido, pulse Editar y ponga Tipo de Cuenta = Cliente.

Advertencia

Sin actividades obligatorias completas, no avanza.

Cotizaciones y aprobacion

• CRM › Cotizaciones › Nueva Cotización.

• Elija la oportunidad, la moneda y agregue artículos; pulse Crear.

• Pulse Enviar para Aprobación.

• El gerente entra a Aprobaciones de Cotizaciones y pulsa Aprobar o Rechazar.

• Aprobada: pulse Convertir a Pedido.

Advertencia

Convertir a pedido exige que la oportunidad tenga Cliente.

Otras pantallas utiles

Pantalla	Para qué sirve
Cuentas	Datos de las empresas con que se negocia.
Contactos	Personas ligadas a prospectos o clientes.
Configuración CRM › Etapas de Venta	Etapas del embudo y sus actividades (solo gerentes).

Preguntas frecuentes

• ¿Por qué no avanza mi oportunidad?

  • Faltan actividades obligatorias; el mensaje dice cuáles.

• ¿Puedo saltar etapas?

  • No, Siguiente avanza de una en una.

• ¿Por qué no puedo editar la cotización?

  • Solo se edita en Borrador o Rechazada.

• ¿Quién aprueba?

  • Administrador, Gerente de ventas o Gerente de CRM.

• Error al convertir a pedido.

  • Asigne un Cliente a la oportunidad.

• El contacto no recibió el enlace.

  • No tenía correo o falló el envío; compártalo a mano.

• No puedo borrar una etapa.

  • Tiene oportunidades; muévalas antes.