Guía rápida: Viajes y Gastos

Propósito

Solicitar, autorizar, pagar, comprobar y liquidar los gastos de viaje y los gastos generales.

Conceptos clave

Concepto	Qué es
Solicitud de viaje	Autorización previa con presupuesto.
Anticipo / Reembolso	Dinero antes / después del viaje.
Reporte de gastos	Comprobación con recibos y CFDI.
Liquidación	Saldo cero, reembolso o devolución.

Nota

Viaje: solicitud y luego reporte. Gasto local: reporte general.

Flujo general y menú

Diagrama 1. Flujo general

Figura 1. Menú Viajes y Gastos

Estados

Registro	Estados
Solicitud	Borrador → Enviada → Aprobada (o reducida) / Rechazada → Cerrada; o Cancelado
Reporte	Borrador → Enviada → Aprobada / Parcial / Rechazada → Liquidado
Liquidación	Abierta → Liquidada

Viajar

1. Mis Viajes › Nueva Solicitud: destino, fechas, costos y anticipo.

2. Enviar.

3. El jefe aprueba en Aprobaciones de Viaje.

4. Tesorería paga el anticipo en un lote.

Advertencia

Con anticipos vencidos, solo reembolso posterior.

Comprobar

1. Bandeja de Recibos: subir fotos o PDF.

2. Crear Reporte de Gastos del viaje y agregar renglones.

3. Enviar Reporte con su certificación.

4. El supervisor decide por renglón.

5. Liquidación: reembolso o devolución.

Otras pantallas útiles

Pantalla	Para qué sirve
Fondos de Caja Chica	Vales, arqueos y reposición.
Hallazgos de Auditoría	Infracciones de política.
Tablero de Viáticos	Indicadores y conciliación de anticipos.
Delegaciones	Quién actúa por usted en su ausencia.

Preguntas frecuentes

• No puedo pedir anticipo.

  • Tiene anticipos vencidos.

• No puedo crear el reporte.

  • El viaje no está aprobado.

• Mi jefe no ve mi solicitud.

  • Falta el Supervisor en Empleados.

• No edito un renglón.

  • El reporte ya se envió.

• CFDI duplicado.

  • Ya se cargó antes.

• ¿Viáticos y comida el mismo día?

  • No, uno u otro.