Módulo de Asistente de IA

Introducción

¿Qué es el Asistente de IA?

El Asistente de IA es un chat dentro de SwiftERP. Tiene dos modos: el Analista de Datos, que responde preguntas sobre la información del ERP («¿cuánto vendimos en septiembre?») con tablas que se pueden exportar, y el Asistente ERP, que prepara transacciones (facturas, pedidos, gastos, pagos, prospectos, cotizaciones) para que el usuario las revise y confirme. Siempre respeta los permisos del rol: solo ve y hace lo que el usuario podría ver y hacer en las pantallas.

Componentes

Componente	Dónde está	Función
Pantalla del Asistente de IA	Menú › Asistente de IA	Chat de pantalla completa con historial de conversaciones, acciones sugeridas y acciones recientes.
Ventana flotante	Botón del robot, esquina inferior derecha (solo escritorio)	El mismo chat sin salir de la pantalla en la que está.
Analista de Datos	Modo del chat	Consultar y analizar datos del ERP.
Asistente ERP	Modo del chat	Crear transacciones y tareas.
Detalles de la Acción	Desde cada acción ejecutada	Estado, tipo, resultado y datos de la acción.
Sugerencia de Categoría de Gasto	Pantalla del Asistente	Propone la cuenta contable de un gasto.

Dónde se encuentra y quién lo usa

En el menú lateral abra Asistente de IA; el número junto al nombre indica notificaciones sin leer. En escritorio, el robot flotante abre el chat desde cualquier pantalla.

Rol	Analista de Datos	Asistente ERP (crear transacciones)
Administrador	Sí	Sí
Gerencia, Ventas, CRM, Precios, Compras, Almacén, Contabilidad, Tesorería, Facturación, CFDI, Nómina, Líder de proyecto y sus gerentes	Sí	No
Colaborador	No	No

Nota

Los dos modos aparecen en pantalla para todos, pero el sistema solo responde o ejecuta lo que el rol tiene permitido. Además, cada acción pide el permiso de la pantalla correspondiente: por ejemplo, para que la IA cree una factura, el usuario debe poder facturar.

Figura 281. Modulo en el Menu

Figura 282. Pantalla del Asistente de IA con sus dos modos

Conceptos principales

	Analista de Datos	Asistente ERP
Para qué	Preguntar y analizar.	Hacer: crear o registrar transacciones.
Qué devuelve	Una respuesta con tabla de datos.	Una propuesta de acción para confirmar.
Cambia datos	Nunca.	Solo después de que el usuario confirma.
Ejemplo	«Clientes con facturas vencidas a más de 60 días».	«Crea un gasto de 1,200 de papelería con el proveedor X».

Nota. Regla de decisión. Si quiere saber algo, use el Analista de Datos. Si quiere que la IA haga algo, use el Asistente ERP.

Estados de una acción

Estado	Qué significa
Pendiente	Preparada, esperando confirmación o en proceso.
Aprobado	El usuario la confirmó.
Ejecutado / Éxito	Se realizó y creó el registro.
Rechazado	El usuario la canceló.
Error	No se pudo ejecutar; ver el Mensaje de Error.

Flujo general

Diagrama 151. Flujo general del Asistente de IA

Seguridad y datos que ve la IA

La IA no tiene acceso libre a la base de datos. Cada pregunta se convierte en una consulta que el sistema revisa antes de ejecutar.

Diagrama 152. Cómo se protege una consulta del Analista

• Solo se permiten consultas de lectura: la IA no puede modificar ni borrar datos al consultar.

• Solo ve los datos de su empresa.

• Solo ve las tablas y columnas que su rol puede ver (por ejemplo, costos o nómina solo si tiene ese permiso); lo demás simplemente no existe para la IA.

• Cada respuesta trae como máximo 100 filas.

• La consulta corre con tiempo límite y nunca deja cambios.

Advertencia

Si pregunta por algo que su rol no puede ver, la IA no lo encontrará o responderá que no tiene permiso. Pida el acceso a su administrador.

Uso del Asistente

Iniciar una conversación

• Abra Asistente de IA (o el robot flotante).

• Elija el modo: Analista de Datos o Asistente ERP.

• Escriba su mensaje o use el micrófono (Habla tu mensaje) y pulse Enviar.

• Para empezar de cero, pulse Nuevo Chat. Sus conversaciones anteriores quedan en Conversaciones.

Tip. Acciones Sugeridas propone preguntas o tareas frecuentes con un clic.

Nota

El dictado por voz funciona en Chrome y Edge; en Firefox y Safari el botón de micrófono no aparece.

Analista de Datos

Diagrama 153. Consulta con el Analista de Datos

• En modo Analista de Datos, escriba la pregunta (ej. «ventas por cliente del último trimestre»).

• Revise la respuesta y la tabla.

  • Exportar a PDF o Exportar a Excel para llevarse el resultado.

  • Ver consulta SQL generada y Copiar al portapapeles si necesita revisar cómo se obtuvo.

• Califique la respuesta: Esta respuesta fue útil o Esta respuesta no fue correcta.

Figura 283. Respuesta del Analista de Datos con su tabla

Nota

Cuando marca una respuesta como útil, la consulta se guarda como validada en la Base de Conocimientos y la IA la reutiliza en preguntas parecidas (se marca «De Base de Conocimientos»).

Asistente ERP

Acción	Permiso que pide al usuario
Crear Factura	Facturar.
Crear Pedido de Venta	Crear en Ventas.
Crear Borrador de Cotización / de Prospecto	Crear en CRM.
Sugerir Siguiente Acción (CRM)	Ver CRM.
Crear Gasto	Crear gastos en CxP.
Pagar Gasto	Pagar en CxP.
Crear Transacción Bancaria	Bancos.

• En modo Asistente ERP, describa lo que necesita (ej. «factura a ACME 10 piezas del artículo ART-001»).

• La IA responde «Esto es lo que voy a hacer: revisa los detalles antes de confirmar» con los datos.

• Revise y confirme, o cancele («Sin problema, cancelado»).

• Si la acción tarda, verá «Trabajando en… te avisaré cuando esté listo» y le llegará una notificación.

• Al terminar, use Ver Registro Creado para abrir el documento.

Advertencia

Revise siempre la vista previa: la IA puede interpretar mal un nombre, cantidad o fecha. Nada se crea hasta que usted confirma.

Ejecutar una tarea con IA

Diagrama 154. Ejecutar una tarea de Mis Tareas con IA

• En Productividad › Mis Tareas pulse Ejecutar con IA en la tarea.

• El Asistente se abre con la tarea y sus datos precargados («Ejecutando instancia de tarea periódica…»).

• Revise la vista previa y confirme.

• La tarea queda Completada con el registro creado vinculado. Use Volver a Mis Tareas para regresar.

Sugerencia de Categoría de Gasto

1. En la pantalla del Asistente abra Sugerencia de Categoría de Gasto.

2. Escriba la Descripción (ej. «Suministros de oficina»), y si quiere el proveedor y el monto.

3. Pulse Obtener Sugerencia.

4. Revise el Código de Cuenta, la Categoría, la Confianza y la Explicación.

Vistas globales y seguimiento

Acciones Recientes y Detalles de la Acción

Diagrama 155. Revisión de una acción ejecutada

La barra lateral del Asistente lista las Acciones Recientes. Al abrir una (o con Ver Detalles de la Acción en el chat) se ve su Estado, Tipo de Acción, Resultado de la Ejecución, Mensaje de Error si falló, la Carga de Entrada (Payload) con los datos usados y la Lógica de la Decisión de la IA.

Notificaciones

Las acciones que tardan avisan al terminar; el contador junto a Asistente de IA en el menú muestra las notificaciones sin leer.

Herramientas de apoyo

Herramienta	Qué hace
Entrada por voz	Dicta el mensaje (Chrome y Edge).
Exportar a PDF / Excel	Descarga la tabla de una respuesta del Analista.
Base de Conocimientos	Guarda consultas validadas para reutilizarlas.
Acciones Sugeridas	Atajos a preguntas y tareas frecuentes.
Modo claro / oscuro	Cambia el tema de la pantalla del Asistente.
Volver al ERP	Regresa a las pantallas del sistema.