Módulo de Cuentas por Cobrar

Introducción

¿Qué es el módulo de Cuentas por Cobrar?

Cuentas por Cobrar (CxC) controla lo que los clientes le deben a la empresa: se emiten las facturas, se timbran como CFDI ante el SAT, se registran los cobros (Recibos de Caja) aplicándolos a las facturas y se da seguimiento a los saldos vencidos con el Reporte de Antigüedad de Saldos. Cada factura y cada cobro registrado genera su póliza contable.

Componentes

Componente	Función
Facturas	Facturas a clientes: directas, desde pedidos de venta o desde Órdenes de Servicio; contabilizar, timbrar y cancelar.
Recibos de Caja	Cobros de clientes aplicados a una o varias facturas, con su Complemento de Pago (CFDI).
Reporte de Antigüedad AR	Saldos por cliente agrupados por días de vencimiento.

Dónde se encuentra en el menú

En el menú lateral abra el grupo Cuentas por Cobrar: Facturas, Recibos de Caja y Reporte de Antigüedad AR.

Rol	Consultar	Facturar y contabilizar	Registrar cobros	Timbrar CFDI	Cancelar CFDI
Administrador	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí
Gerente de CxC	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí
Facturación / CxC	Sí	Sí	Sí	Sí	No
Contabilidad, Gerente de finanzas	Sí	No	No	Sí	Sí
Gerencia, Tesorería / CxP, Gerente de CxP	Sí	No	No	No	No

Figura 193. Menú Cuentas por Cobrar abierto

Conceptos principales

Concepto	Qué es
Factura	Documento de venta con partidas, impuestos y vencimiento.
Contabilizar	Registrar la factura: genera la póliza, descuenta inventario y la deja lista para cobrar.
Timbrar	Certificar la factura ante el SAT como CFDI; devuelve el UUID.
Recibo de Caja	Un cobro recibido de un cliente.
Aplicar	Repartir el cobro entre las facturas que paga.
Complemento de Pago	CFDI que se timbra por un cobro de facturas emitidas como pago en parcialidades o diferido (PPD).
Antigüedad de saldos	Cuánto debe cada cliente según los días que lleva vencido.

	PUE	PPD
Significado	Pago en una sola exhibición.	Pago en parcialidades o diferido.
Cuándo se usa	El cliente paga al momento de facturar.	El cliente paga después o en varios pagos.
Complemento de Pago	No.	Sí, por cada cobro.

Nota. Regla de decisión. Si al timbrar la factura ya está pagada, use PUE. Si se cobrará después, use PPD y timbre un Complemento de Pago con cada cobro. Si tiene dudas, consúltelo con el contador.

Estados y ciclo de vida

Factura

Estado	Qué significa	Qué se puede hacer
Borrador	En captura.	Editar, cambiar moneda, contabilizar, cancelar.
Contabilizado	Registrada; saldo completo por cobrar.	Timbrar, registrar pago, cancelar.
Pago Parcial	Tiene cobros, pero queda saldo.	Registrar pago, cancelar.
Pagado	Saldo en cero.	Consultar, cancelar.
Cancelado	Anulada; sus pólizas se revierten.	Solo consultar.

Estado CFDI de la factura: Borrador → Timbrado → Solicitud Cancelación → Cancelado (o Error si el timbrado falla).

Recibo de Caja: Borrador → Registrado. Un recibo puede quedar Aplicado o Por Aplicar (con monto sin asignar a facturas).

Flujo general del proceso

Diagrama 92. Flujo general de Cuentas por Cobrar

Catálogos y datos previos

Dato previo	Dónde se captura	Para qué se usa	Obligatorio
Clientes (activos)	Ventas › Clientes	A quién se factura.	Sí
Datos fiscales del cliente	Ventas › Clientes › CFDI	RFC, razón social, régimen, C.P. y Uso CFDI para timbrar.	Para timbrar
Artículos con datos SAT	Inventario › Artículos	Partidas de la factura (Clave Prod/Serv y Clave Unidad).	Sí
Almacenes y Ubicaciones	Inventario › Configuración	De dónde sale la mercancía.	Para artículos de inventario
Códigos de impuesto	Finanzas › Impuestos	Impuesto de cada partida.	Sí
Bancos y cuentas	Finanzas › Bancos	Cuenta donde entra el cobro y su moneda.	Para cobrar
Emisor CFDI de la empresa	Módulo CFDI › configuración	RFC, régimen, C.P. y certificado para timbrar.	Para timbrar
Tipos de cambio	Finanzas	Facturas y cobros en otra moneda.	Si se usa otra moneda

Datos fiscales del cliente

Diagrama 93. Preparar a un cliente para facturarle

• Abra Ventas › Clientes y edite al cliente.

• Capture su RFC, razón social, régimen fiscal, código postal fiscal y Uso CFDI.

• Guarde los datos CFDI.

Advertencia

No se puede facturar a un cliente inactivo.

Facturas

Vista general

La lista muestra Factura #, Cliente, Fecha de Emisión, Vencimiento, Monto, Moneda, Estado y Estado CFDI, con filtros por número, cliente, fechas y estado. Arriba resume Total Facturado, Por Cobrar, Pendiente Contabilizar y Pendientes de Timbrar.

Diagrama 94. Ciclo de una factura

Origen de la factura	Cómo se crea
Factura Directa	Desde Facturas, capturando las partidas.
Pedido de venta	Desde Ventas, al facturar el pedido (un pedido se factura una sola vez).
Órdenes de Servicio	Desde un Proyecto o Iguala (Facturas o Asistente de Facturación). Las de tiempo extra se marcan con la etiqueta Tiempo extra.
Importar	Carga de facturas desde archivo.

Advertencia

Solo una factura en Borrador se edita o cambia de moneda.

Crear una Factura Directa

Diagrama 95. Captura de una factura directa

Campo	Obligatorio	Descripción
Cliente	Sí	Cliente activo.
Factura #	No aplica	Se genera solo.
Fecha de Factura / Fecha de Vencimiento	Sí	Emisión y plazo de pago.
Moneda	Sí	Al cambiarla, se recalculan tipo de cambio y montos.
Partidas	Sí (al menos una)	Artículo (o Partida Personalizada), Almacén y Ubicación, Precio, Cantidad, Descuento %, Impuesto %.
Descuento global	No	Porcentaje (0 a 100) o monto (no mayor al subtotal antes de impuestos) sobre toda la factura.
Notas / Dirección de Envío	No	Datos adicionales.

• Abra Facturas y pulse Factura Directa.

• Elija el Cliente, las fechas y la moneda.

• Agregue partidas con Seleccionar Producto o Agregar Partida Personalizada.

• Opcional: aplique un Descuento global.

• Revise Subtotal, descuentos, Impuesto y Total y pulse Guardar Factura.

Figura 194. Pantalla Facturas

Figura 195. Crear nueva factura (Pestaña General)

Figura 196. Petaña Direccion de envio

Figura 197. Vista ge una factura pagada

Tip. Sugerencia de impuestos de IA propone el impuesto de una partida a partir de su descripción; revísela antes de aceptarla.

Contabilizar

• Abra la factura en Borrador y pulse Contabilizar.

• El sistema genera la póliza contable y descuenta el inventario (en factura directa) o surte el pedido (si viene de un pedido de venta).

Advertencia

Cada partida de artículo de inventario, kit o receta necesita Almacén y Ubicación; si falta, no se contabiliza.

Timbrar el CFDI

Diagrama 96. Timbrado de la factura

Campo (pestaña CFDI)	Descripción
Uso CFDI, Régimen Fiscal Receptor, C.P. Receptor	Datos fiscales del cliente.
Método de Pago	PUE o PPD (ver 1.4).
Forma de Pago	Efectivo, transferencia, tarjeta, «Por definir» (99) en PPD, etc.
Lugar de Expedición, Régimen Fiscal Emisor	Datos de la empresa.

• Guarde primero la factura.

• En la pestaña CFDI revise los datos y pulse Guardar Datos CFDI.

• Pulse Timbrar CFDI.

• Si sale bien, el Estado CFDI pasa a Timbrado con su fecha.

Figura 198. Pestaña de Factura CFDI

Advertencia

Timbrar no se deshace: un CFDI timbrado solo se cancela ante el SAT.

Cancelar una factura o su CFDI

Figura 199. Cancelación de una factura timbrada

Motivo SAT	Cuándo se usa
01: Comprobante emitido con errores con relación	Se emitió una factura nueva que la sustituye (pide el UUID del CFDI Sustituto).
02: Comprobante emitido con errores sin relación	Error sin factura sustituta. Es el motivo por omisión.
03: No se llevó a cabo la operación	La venta no se realizó.
04: Operación nominativa relacionada en la factura global	La venta se incluyó en una factura global.

• Pulse Cancelar Factura (o Cancelar CFDI).

• Elija el Motivo de Cancelación y, si es 01, el UUID sustituto.

• Pulse Confirmar Cancelación.

• El CFDI queda en Solicitud Cancelación; use Actualizar Estado hasta que el SAT lo confirme como Cancelado.

Nota

Al cancelar una factura contabilizada, el sistema revierte su póliza y, en factura directa, regresa el inventario. Si estaba timbrada, también solicita la cancelación del CFDI.

Recibos de Caja

Vista general

Un Recibo de Caja registra el dinero que entró de un cliente y lo aplica a sus facturas abiertas. La lista muestra Recibo #, Fecha de Recibo, Cliente, Monto, Método de Pago y si está Aplicado o Por Aplicar.

Diagrama 97. Registro y aplicación de un cobro

Crear un recibo y aplicarlo

Campo	Obligatorio	Descripción
Cliente	Sí	Quién paga.
Fecha de Recibo	Sí	Cuándo se recibió.
Monto	Sí	Mayor que cero.
Método de Pago / Referencia	Sí / No	Cómo pagó y número de operación.
Banco	Sí	Cuenta donde entró; define la moneda del recibo.
Tipo de cambio	Si hay otra moneda	Se sugiere del catálogo para la fecha; cámbielo si el banco aplicó otro.
Aplicar a Facturas	No	Facturas abiertas del cliente con el Monto a Aplicar de cada una.

• Abra Recibos de Caja y pulse Nuevo Recibo de Caja.

• Elija el Cliente, la fecha, el monto, el método de pago y el Banco.

• Pulse Agregar Factura y capture el Monto a Aplicar de cada factura.

• Revise Cant. Recibida, Aplicado a Facturas y Por Aplicar.

• Pulse Guardar Recibo (queda en Borrador).

• Abra el recibo y pulse Registrar.

Figura 200. Pantalla Recibos de Caja

Figura 201. Crear un nuevo recibo de caja

Figura 202. Vista de un recibo registrado

Al registrar, el sistema genera la póliza del cobro y actualiza cada factura a Pago Parcial o Pagado.

Advertencia

Un recibo solo puede llevar facturas de una moneda. Las de otra moneda van en un recibo aparte.

Nota

Si el recibo no cubre todo lo aplicado, la pantalla avisa Monto No Aplicado por Completo. Un recibo sin facturas queda como saldo a favor del cliente (Por Aplicar).

Advertencia

Solo un recibo en Borrador se edita. Registrar no se deshace.

Complemento de Pago (CFDI)

Diagrama 98. Timbrado del Complemento de Pago

• En el recibo, pestaña CFDI, capture Forma de Pago SAT, Moneda SAT, Tipo de Cambio SAT y Número de Operación.

• Pulse Guardar Datos CFDI.

• Pulse Timbrar CFDI.

• Para cancelarlo, use Cancelar CFDI con su motivo (y UUID de sustitución si aplica).

Nota

El Complemento de Pago se timbra por cobros de facturas PPD. Las facturas PUE no lo necesitan.

Vistas globales y reportes

Reporte de Antigüedad de Saldos

Diagrama 99. Consulta de la antigüedad de saldos

Muestra, por cliente, el saldo Corriente (aún no vence) y el vencido en rangos de 1-15, 16-30, 31-45, 46-60, 61-75, 76-90 y más de 90 días, con su Total General, a una Fecha de Corte.

• Abra Reporte de Antigüedad AR.

• Elija la Fecha de Corte.

• Revise los totales por rango y la fila de cada cliente.

Nota

Los recibos registrados sin aplicar se restan como saldo a favor en la columna Corriente.

Figura 203. Reporte de Antigüedad de Saldos

Otras consultas

Consulta	Dónde	Qué muestra
Resumen de facturación	Facturas (tarjetas superiores)	Total facturado, por cobrar, pendientes de contabilizar y de timbrar.
Saldo de la factura	Detalle de la factura	Monto Pagado, Monto Devuelto y Saldo Pendiente.
Estado de cuenta del cliente	Ventas › Clientes	Facturas, cobros y devoluciones del cliente en PDF.
Documentos CFDI	CFDI › Documentos CFDI	Todos los CFDI emitidos.

Asistentes y herramientas de apoyo

Herramienta	Dónde	Qué hace
Sugerencia de impuestos de IA	Factura	Propone el impuesto de una partida.
Importar	Facturas	Carga facturas desde archivo.
Tipo de cambio sugerido	Recibos de Caja	Propone el tipo de cambio del catálogo para la fecha del cobro.
Asistente de Facturación	Órdenes de Servicio	Genera facturas borrador de igualas y proyectos.
Pólizas automáticas	Contabilizar factura / Registrar cobro	Crean el asiento contable sin captura manual.