Módulo de Finanzas

Introducción

¿Qué es el módulo de Finanzas?

Finanzas es la contabilidad de SwiftERP. Guarda el catálogo de cuentas, las monedas y tipos de cambio, los impuestos y los bancos; recibe las pólizas que generan los demás módulos (facturas, cobros, gastos, pagos, inventario, nómina) y permite capturar pólizas manuales; concilia los bancos contra sus estados de cuenta y produce los reportes financieros.

Componentes

Grupo del menú	Pantallas	Función
Impuestos	Códigos de Impuesto, Tasas de Impuesto	Impuestos que usan facturas, gastos y compras.
Moneda	Monedas, Tipos de Cambio, Historial de Tipos de Cambio	Monedas y su conversión, con actualización desde Banxico.
Bancos	Bancos, Transacciones Bancarias	Cuentas bancarias, movimientos, estados de cuenta y conciliación.
Libro Mayor	Asientos de Diario, Transacciones de Libro Mayor, Catálogo de Cuentas	Pólizas y cuentas contables.
Configuración	Términos de Pago, Configuración de Finanzas, Reportes Financieros, Flujo de Efectivo, Reportes Programados	Parámetros generales y reportes.

Dónde se encuentra en el menú

En el menú lateral abra el grupo Finanzas. Impuestos y Configuración solo los ve quien configura Finanzas; Bancos, quien maneja la tesorería.

Rol	Consultar	Capturar pólizas	Contabilizar pólizas	Bancos	Configurar
Administrador	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí
Gerente de finanzas	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí
Contabilidad	Sí	Sí	No	Sí	No
Tesorería / CxP, Gerente de CxP	Sí	No	No	Sí	No
Gerencia	Sí	No	No	No	No

Figura 217. Menú Finanzas con sus grupos

Conceptos principales

Concepto	Qué es
Catálogo de cuentas	Lista jerárquica de cuentas contables (activo, pasivo, capital, ingresos, gastos).
Asiento de diario (póliza)	Registro contable con cargos (Debe) y abonos (Haber) que deben cuadrar.
Origen Manual / Sistema	Póliza capturada a mano / generada sola por otro módulo.
Contabilizar (Publicar)	Dejar la póliza en firme en el libro mayor.
Reversa	Póliza que anula el efecto de otra ya contabilizada.
Conciliación bancaria	Comparar el estado de cuenta del banco con los movimientos registrados.
Tipo de cambio	Cuánto vale una moneda en otra en una fecha.

Nota. Regla de decisión. Casi todas las pólizas las genera el sistema solo. Capture una póliza manual únicamente para movimientos que no nacen en otro módulo (provisiones, ajustes, depreciación, reclasificaciones).

Estados y ciclo de vida

Registro	Estados
Asiento de diario	Borrador → Publicado → Reversado
Transacción bancaria	Borrador → Registrado
Estado de cuenta bancario	Borrador → Procesado → Conciliado
Tipo de cambio	Pendiente (aún no vigente) → vigente → Vencido

Flujo general del proceso

Tabla 148. Estados y ciclo de vida

Configuración y catálogos

Catálogo de Cuentas

Diagrama 119. Alta de una cuenta contable

Campo	Obligatorio	Descripción
Código de Cuenta	Sí	Ej. 1000.
Nombre de Cuenta	Sí	Ej. Caja y Bancos.
Tipo de Cuenta	Sí	Activo (Asset), Pasivo (Liability), Capital (Equity), Ingreso (Revenue) o Gasto (Expense). En esta versión la lista aparece en inglés.
Cuenta Padre	No	Para armar la jerarquía.
Nivel	Sí	1 = nivel superior.
Permitir Contabilización Directa	No	Desmárquelo en cuentas de título o resumen: no reciben movimientos.

• Abra Finanzas › Libro Mayor › Catálogo de Cuentas y pulse Nueva Cuenta.

• Capture los datos y pulse Guardar Cuenta.

• Para cargar muchas cuentas, use Importar.

Tip. Incluir No Contabilizables muestra también las cuentas de título.

Monedas y Tipos de Cambio

Diagrama 120. Mantenimiento de tipos de cambio

Campo	Obligatorio	Descripción
Moneda: Código ISO, Nombre, Símbolo, Posiciones Decimales	Sí	Ej. USD, Dólar Estadounidense, $, 2.
Tipo de cambio: De Moneda / A Moneda	Sí	Par de monedas.
Tipo de Cambio	Sí	Hasta 6 decimales; la Tasa Inversa se calcula sola.
Fecha Efectiva / Fecha de Vencimiento	Efectiva sí	Desde y hasta cuándo aplica. Sin vencimiento = no expira.

• Abra Finanzas › Moneda › Tipos de Cambio.

  • Actualizar desde Banxico: trae los tipos de cambio oficiales.

  • Nuevo Tipo de Cambio: captura uno a mano.

• Revise la Vista Previa de Conversión y guarde.

Nota

El sistema se actualiza con Banxico automáticamente una vez al día, a la medianoche (hora de Ciudad de México). Cada alta, cambio o baja queda en Historial de Tipos de Cambio con su origen, valor anterior, valor nuevo, variación y usuario.

Figura 218. Pantalla Monedas

Figura 219. Agregar Nueva Moneda

Figura 220. Pantalla Tipos de Cambio

Figura 221. Agregar Nuevo Tipo de Cambio

Figura 222. Pantalla Historial de Tipos de Cambio

Impuestos

Diagrama 121. Configuración de impuestos

Un código de impuesto (ej. IVA-STD) agrupa una o varias tasas de impuesto (ej. IVA 16 %, retención ISR 10 %). Las facturas, gastos y compras usan el código.

Campo de la tasa	Descripción
Nombre del Impuesto	Ej. IVA 16 %.
Tipo Impuesto	Ventas (Trasladado), Compras (Acreditable) o Ambos.
Cuenta Contable	Cuenta donde se registra el impuesto.
Tasa % / Monto Fijo	Porcentaje o importe.
Es Retención	Si se retiene sobre el subtotal.
Tipo de Impuesto (c_Impuesto) / Tipo de Factor (c_TipoFactor)	Clasificación SAT para el CFDI.

Modo de Cálculo del código	Cómo calcula
Paralelo (Aditivo)	Cada tasa sobre el monto base y se suman.
Secuencial (Compuesto)	Cada tasa sobre el total anterior.

• Cree las tasas en Tasas de Impuesto.

• En Códigos de Impuesto › Nuevo Código de Impuesto capture el código y su modo de cálculo.

• Agregue sus tasas con Agregar Tasas de Impuestos (al menos una).

• Pruebe con Vista Previa de Cálculo de Impuestos y guarde.

Figura 223. Pantalla Códigos de Impuesto

Figura 224. Nuevo Código de Impuesto

Figura 225. Pantalla Tasas de Impuesto

Figura 226. Crear Tasa de Impuesto

Términos de Pago y Configuración de Finanzas

• Términos de Pago: nombre (ej. Neto 30) y Días Netos; se usan para calcular vencimientos.

• Configuración de Finanzas › Base de Cálculo de Antigüedad: si la antigüedad de CxC y de CxP se cuenta desde la Fecha de Emisión o desde la Fecha de Vencimiento.

• Método de Valuación de Inventario por Defecto: Promedio Móvil, Última Compra, PEPS o UEPS; define el costo de ventas que se contabiliza.

Figura 227. Pantalla Términos de Pago

Figura 228. Nuevo Términos de Pago

Figura 229. Configuración de Finanzas

Advertencia

Cambiar el método de valuación afecta el costo de ventas de los movimientos siguientes. Hágalo solo con el visto bueno del contador.

Bancos

Cuentas bancarias

Diagrama 122. Alta de una cuenta bancaria

Campo	Obligatorio	Descripción
Número de Banco	No aplica	Se genera solo.
Nombre del Banco	Sí	Ej. BBVA Operación.
Moneda / Número de cuenta	Sí	Moneda y cuenta de la institución.
Cuenta Contable	Sí	Cuenta de Libro Mayor ligada al banco.
Saldo Inicial	No	Saldo con el que arranca en el sistema.

• Abra Finanzas › Bancos › Bancos y pulse Crear Banco.

• Capture los datos y guarde.

• En la lista: Ver (estadísticas e información), Estado de Cuenta Bancario, Recalcular (rehace el Saldo Actual) y Eliminar (desactiva).

Figura 230. Pantalla De Bancos

Figura 231. Crear Banco

Transacciones Bancarias

Diagrama 123. Registro de una transacción bancaria

Movimientos del banco que no vienen de un cobro ni de un pago a proveedor (comisiones, intereses, traspasos, retiros).

• Abra Transacciones Bancarias y pulse Nueva Transacción Bancaria.

• Elija Cuenta Bancaria, Tipo (Depósito o Retiro), fecha, referencia y descripción.

• Agregue líneas con la Cuenta contable contraria y su Importe.

• Guarde y pulse Registrar.

Figura 232. Pantalla Transacciones Bancarias

Figura 233. Nueva Transacción Bancaria

Estado de Cuenta Bancario

Libro cronológico de los movimientos registrados de un banco, por mes o rango: Saldo Inicial, Total Débitos (salidas), Total Créditos (entradas) y Saldo Final, con cada movimiento y su saldo.

Importar estados de cuenta y conciliar

Diagrama 124. Importación del estado de cuenta y conciliación

• En el banco abra Estados de Cuenta y pulse Importar Estado de Cuenta (archivo .csv del banco).

• Abra el estado importado y pulse Conciliación Bancaria.

• Pulse Auto-Conciliar para que el sistema empate los movimientos evidentes.

• Para cada línea pendiente, elija su asiento contable y pulse Conciliar.

• Si no existe el asiento, use Crear Transacción: elija la cuenta contable y el monto y pulse Crear y Conciliar.

• Al terminar, pulse Confirmar Conciliación.

Figura 234. Accion para ver estado de cuenta

Figura 235. Estados de Cuenta

Nota

Estados del estado de cuenta: Borrador, Procesado y Conciliado.

Libro Mayor

Asientos de Diario

Lista todas las pólizas con su Tipo de Origen (Manual o Sistema), Fecha de Entrada, Fecha de Contabilización, Monto Total, Estado y, si aplica, el asiento relacionado (Reversa o Corrección).

Diagrama 125. Ciclo de un asiento de diario

Capturar una póliza manual

• Pulse Nuevo Asiento.

• Capture la Fecha de Contabilización y la descripción.

• Pulse Agregar Línea por cada cuenta, con su importe en Debe o Haber.

• Pulse Guardar Borrador.

• Cuando el total de cargos y abonos coincida, pulse Contabilizar.

Figura 236. Pantalla Asientos de diario

Figura 237. Nuevo asiento de diario

Advertencia

No se puede contabilizar un asiento descuadrado: el total de Debe y Haber debe ser igual.

Revertir o corregir una póliza contabilizada

• Revertir: pide el Motivo de Reversión y crea y contabiliza una póliza inversa (Revertir y Auto-Contabilizar). La original queda Reversada.

• Corregir: revierte la póliza y crea un borrador nuevo (Es Póliza de Corrección) para capturarla bien.

• Ver Original / Ver Reversión: navega entre la póliza y su reversa.

Advertencia

Una póliza contabilizada no se edita: se revierte o se corrige.

Transacciones de Libro Mayor

Consulta de todos los movimientos del libro mayor por documento (No. Documento, ID de Referencia, Líneas, Monto Total). El detalle muestra si la transacción está Cuadrada o Descuadrada, si es una reversa y sus líneas por código de cuenta.

Figura 238. Transacciones de Libro Mayor

Figura 239. Catálogo de Cuentas

Figura 240. Nueva Cuenta

Vistas globales y reportes

Reportes Financieros

Diagrama 126. Generación de un reporte financiero

Reporte	Qué muestra
Balanza de Comprobación	Cargos y abonos por cuenta a una fecha.
Estado de Resultados	Ingresos, gastos y utilidad neta del periodo.
Balance General	Activos, pasivos y capital a una fecha.
Libro Mayor	Movimientos de una cuenta con saldo inicial, cargos, abonos y saldo final.
Flujo de Efectivo	Actividades de operación, inversión y financiamiento.

• Abra Finanzas › Configuración › Reportes Financieros.

• Elija el Tipo de Reporte y las fechas.

• Pulse Generar Reporte y, si quiere, expórtelo.

Figura 241. Reportes Financieros

Estado de Flujo de Efectivo

Pantalla propia con el flujo por el método indirecto: parte de la utilidad neta y muestra el efectivo neto de operación, inversión y financiación, con el efectivo al inicio y al final del periodo.

Figura 242. Estado de Flujo de Efectivo

Reportes Programados

Diagrama 127. Programar el envío de un reporte

• Abra Reportes Programados y pulse Nuevo Reporte Programado.

• Elija el reporte (Balanza, Estado de Resultados o Balance General).

• Capture la Programación como expresión cron (ej. «0 9 * * 1» = cada lunes a las 9 AM; «0 9 1 * *» = el día 1 de cada mes a las 9 AM).

• Elija el Formato de Exportación y los Destinatarios (correos separados por coma) y guarde.

Figura 243. Reportes Financieros Programados

Nota

La lista muestra la Última Ejecución de cada reporte y si está Activo.

Asistentes y herramientas de apoyo

Herramienta	Qué hace
Pólizas automáticas	Facturas, cobros, gastos, pagos, inventario y nómina generan su asiento sin captura.
Actualizar desde Banxico	Trae los tipos de cambio oficiales; también corre solo cada medianoche.
Auto-Conciliar	Empata movimientos del estado de cuenta con los asientos.
Importar cuentas contables	Carga el catálogo de cuentas desde archivo.
Vista previa de impuestos	Calcula un monto de prueba con el código de impuesto.
Reportes Programados	Envía reportes por correo según una programación.