Módulo de Compras

Introducción

¿Qué es el módulo de Compras?

Compras lleva el proceso de abastecimiento: alguien pide lo que necesita (requisición), se aprueba, se convierte en orden de compra al proveedor, el almacén recibe la mercancía y las existencias suben. Para importaciones, los costos en destino (flete, aduana, seguros) se reparten entre lo recibido para conocer el costo real de cada artículo.

Componentes

Componente	Función
Proveedores	Catálogo de proveedores con datos fiscales, crédito y estado de cuenta.
Requisiciones	Solicitudes internas de compra que pasan por aprobación.
Órdenes de Compra	Pedido formal al proveedor, con partidas, impuestos y entrega esperada.
Recepciones de Mercancía	Registro de lo que llegó; al registrarse sube las existencias.
Costos en Destino	Comprobantes de costos de importación repartidos entre las recepciones.
Tipos de Costos de Importación	Catálogo de conceptos (flete, aduana…) con su método de reparto.
Plantillas de Costos de Despacho	Conjunto de costos estimados que se aplican al recibir.
Configuración de Compras	Política de conversión de moneda en recepciones.

Dónde se encuentra en el menú

En el menú lateral abra Compras. Costos en Destino solo aparece a quien puede ver costos; los tipos, plantillas y la configuración, solo a quien configura Compras.

Rol	Consultar	Crear requisiciones y órdenes	Aprobar	Recibir mercancía	Configurar
Administrador	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí
Gerente de compras	Sí	Sí	Sí	No	Sí
Compras	Sí	Sí	No	No	No
Gerencia	Sí	No	Sí	No	No
Almacén, Gerente de almacén	Sí	No	No	Sí	No

Figura 168. Menú Compras abierto

Conceptos principales

Concepto	Qué es	Quién lo hace
Requisición	Pedido interno: qué se necesita, cuánto y para cuándo, con precio estimado.	Cualquier área, por medio de Compras.
Orden de compra (OC)	Compromiso con un proveedor: artículos, precios, impuestos y entrega.	Compras.
Recepción de mercancía	Constancia de lo que llegó contra una OC.	Almacén.
Costo en destino	Gasto adicional para traer la mercancía (flete, aduana, seguro) que se suma a su costo.	Compras o Contabilidad.

Nota. Regla de decisión. Si aún no se sabe a quién comprar o hace falta autorización, empiece con una requisición. Si ya está decidido el proveedor, puede crear la orden de compra directo.

Estados y ciclo de vida

Requisición

Estado	Qué significa	Qué se puede hacer
Borrador	En captura.	Editar, enviar, eliminar, cancelar.
Pendiente	Espera aprobación.	Aprobar, cancelar.
Aprobada (o Auto-Aprobada)	Autorizada.	Convertir a OC, cancelar.
Rechazada	No autorizada.	Solo consultar.
Convertida	Ya generó su orden de compra.	Ver la OC.
Cancelada	Anulada.	Solo consultar.

Orden de compra

Estado	Qué significa	Qué se puede hacer
Borrador	En captura.	Editar, enviar, eliminar, cancelar.
Enviada	Comunicada al proveedor.	Recibir mercancía, cancelar.
Recibida parcialmente	Llegó una parte.	Recibir el resto, Cerrar Pendiente.
Recibido	Llegó todo.	Solo consultar.
Cerrado	Se cerró con artículos sin recibir (cierre corto).	Solo consultar.
Cancelado	Anulada sin recepciones.	Solo consultar.

Recepción de mercancía y comprobante de costos en destino: Borrador → Registrada.

Flujo general del proceso

Diagrama 86. Flujo general del módulo de Compras

Catálogos y datos previos

Catálogo	Dónde se captura	Para qué se usa	Obligatorio
Proveedores	Compras › Proveedores	A quién se le compra.	Sí
Artículos	Inventario › Artículos	Lo que se compra (con su unidad y costo).	Sí
Almacenes y Ubicaciones	Inventario › Configuración	Dónde se recibe la mercancía.	Sí, para artículos de inventario
Códigos de impuesto	Finanzas	Impuesto de cada partida de la OC.	No
Tipos y Plantillas de costos de importación	Compras	Costos en destino.	Solo para importaciones

Proveedores

Diagrama 87. Alta de un proveedor

Campo	Obligatorio	Descripción
Nombre del Proveedor	Sí	Nombre comercial.
Tipo	Sí	Moral o Física.
Identificación Fiscal	No	RFC, RUT, NIT, etc.
Correo / Teléfono	No	Contacto.
Términos de Pago, Moneda, Límite de Crédito	No	Condiciones comerciales.
Dirección de Facturación / de Envío	No	Con opción Igual que Facturación.
Datos CFDI	No	RFC Emisor, Razón Social, Código Postal fiscal, Régimen Fiscal; si es extranjero, país y número de registro tributario.

• Abra Compras › Proveedores y pulse Nuevo Proveedor.

• Capture los datos y pulse Crear Proveedor.

• Ya guardado, capture los datos fiscales y pulse Guardar Datos CFDI.

Figura 169. Pantalla Proveedores

Figura 170. Crear Nuevo Proveedor

Figura 171. Informacion Basica

Figura 172. Terminos de Pago

Figura 173. Direccion de Facturacion

Figura 174. Direccion de Envio

Figura 175. Informacin Adicional

Tip. Importar carga varios proveedores desde Excel o CSV. Estado de Cuenta genera el estado de cuenta del proveedor; la lista muestra sus Cuentas por Pagar y Cuentas Vencidas.

Advertencia

Un proveedor con órdenes de compra no se puede eliminar; desactívelo.

Configuración de Compras

Habilitar Conversión de Moneda en Recepción de Mercancías: si la OC está en otra moneda que el artículo, al recibir convierte el costo unitario a la moneda del artículo con el tipo de cambio más reciente.

Figura 176. Configuración de Compras

Requisiciones

Vista general

Una requisición es la solicitud interna de compra. Al enviarla, si su monto no pasa el límite de aprobación de la empresa (1,000 por omisión) se aprueba sola (Auto-Aprobada); si lo pasa, queda Pendiente de un aprobador.

Diagrama 88. Ciclo de una requisición

Crear y enviar

Campo	Obligatorio	Descripción
Fecha Requerida	Sí	Para cuándo se necesita.
Artículos	Sí (al menos uno)	Artículo, descripción, cantidad y precio unitario estimado.
Moneda	Sí	Si se cambia, los precios se recalculan.
Propósito / Notas	No	Para qué se necesita.

1. Abra Compras › Requisiciones y pulse Nueva Requisición.

2. Capture la fecha requerida y agregue artículos con Añadir Artículo.

   • Guardar Requisición: queda en Borrador.

   • Guardar y Enviar para Aprobación: se envía de inmediato.

Figura 177. Requisición de Compra

Figura 178. Nueva Requisición de Compra

Aprobar y convertir a orden de compra

1. El aprobador abre la requisición Pendiente y pulsa Aprobar. Si no se autoriza, se cancela.

2. Con la requisición aprobada, pulse Convertir a OC.

3. Complete la orden de compra (proveedor, almacén, impuestos) y guárdela.

Nota

La pantalla no tiene botón para rechazar: una requisición que no se autoriza se cancela.

Advertencia

Solo una requisición aprobada se convierte, y solo una vez. Una requisición convertida ya no se puede cancelar.

Órdenes de Compra

Vista general

La orden de compra es el pedido formal al proveedor. Muestra OC #, Requisición de origen, Fecha, Proveedor, Monto, Entrega Esperada y Estado.

Figura 179. Ciclo de una orden de compra

Crear una orden de compra

Campo	Obligatorio	Descripción
Proveedor	Sí	A quién se le compra.
Entrega Esperada	No	Fecha estimada de llegada.
Términos de Pago	Sí	Neto 30, 60 o 90 días, Pago contra entrega o Prepagado.
Dirección de Envío	No	A dónde se entrega.
Partidas	Sí (al menos una)	Artículo, almacén, cantidad, precio e impuesto. Los servicios no requieren almacén.
Notas	No	Indicaciones para el proveedor.

1. Pulse Nueva Orden de Compra (o convierta una requisición).

2. Elija el Proveedor y los Términos de Pago.

3. Agregue partidas con Agregar Artículo.

4. Revise Subtotal, Impuesto y Total y pulse Crear Orden de Compra.

Figura 180. Orden de Compra

Figura 181. Nueva Orden de Compra con partidas

Tip. Sugerencia de impuestos de IA propone el impuesto de cada partida con su porcentaje de confianza; revísela antes de aceptarla.

Nota

Si la moneda del proveedor es distinta a la del artículo, el precio se convierte con el tipo de cambio; si no hay tipo de cambio, se usa el precio del artículo tal cual y la pantalla lo avisa.

Enviar, recibir, cerrar o cancelar

• Enviar: pasa la OC de Borrador a Enviada. Solo las Enviadas o Recibidas parcialmente aceptan recepciones.

• Recibir Mercancía: abre la recepción de esta OC (capítulo 5).

• Cerrar Pendiente: en una OC recibida parcialmente, cancela lo que falta y la deja Cerrada.

• Cancelar Orden: si no se ha recibido nada, queda Cancelada; si ya hubo recepciones, se cierra con lo recibido.

• Eliminar: solo en Borrador.

Advertencia

Solo las órdenes en Borrador se editan o eliminan.

Recepciones de Mercancía

Vista general

La recepción registra lo que llegó contra una orden de compra. Se crea en Borrador y, al Registrar, sube las existencias en el almacén, baja lo «En Pedido» y actualiza la OC a Recibida parcialmente o Recibido.

Diagrama 89. Recepción de mercancía

Crear y registrar una recepción

Campo	Obligatorio	Descripción
Orden de Compra	Sí	OC Enviada o Recibida parcialmente.
Fecha de Recepción	Sí	Cuándo llegó.
Plantilla de Costos de Despacho	No	Suma costos de importación estimados al costo de lo recibido.
A Recibir	Sí	Cantidad que llegó por partida. La pantalla muestra Pedido, Recibido y Restante.
Almacén / UdM Recibo / Costo Unitario	Sí	Dónde se guarda, en qué unidad llegó y a qué costo. Los servicios no requieren almacén.
Peso / Volumen	No	Para repartir costos de importación por peso o volumen.

1. Abra Recepciones de Mercancía y pulse Nueva Recepción (o Recibir Mercancía desde la OC).

2. Elija la OC y capture la cantidad A Recibir de cada partida.

3. Opcional: elija una Plantilla de Costos de Despacho y revise la Simulación de Costos de Importación.

4. Pulse Crear Recepción (queda en Borrador).

5. Pulse Registrar para aplicarla.

Figura 182. Pantalla Recepciones de Mercancía

Figura 183. Nueva Recepcion

Figura 184. Vista Recepcion

Advertencia

No se puede recibir más de 5 % por encima de lo pedido. La cantidad a recibir debe ser mayor que cero.

Advertencia

Solo las recepciones en Borrador se editan o eliminan. Registrar no se deshace.

Nota

Si la unidad de recibo es distinta a la de inventario, el sistema convierte cantidades y costo automáticamente.

Costos en Destino

Vista general

Un comprobante de costos en destino registra el gasto real de una importación (flete, aduana, seguro) y lo reparte entre las recepciones de mercancía según el método de cada tipo de costo. Al contabilizarlo, el sistema ajusta el costo del inventario, crea la factura del proveedor en Cuentas por Pagar y genera la póliza contable.

Diagrama 90. Comprobante de costos en destino

Método de Asignación	Cómo reparte el costo
Valor	En proporción al importe de cada línea recibida.
Cantidad	En proporción a las unidades recibidas.
Peso	En proporción al peso.
Volumen	En proporción al volumen.
Fijo / Valor Absoluto	Un monto fijo.

Crear y contabilizar un comprobante

• Abra Costos en Destino y pulse Nuevo Comprobante.

• Capture Monto Total y Pedimento, o pulse Extraer de CFDI y suba el XML de la factura del gasto.

• Elija la Entrada de Mercancía Destino, el Tipo de Costo y el Método de Asignación.

• Revise el Monto Asignado por recepción.

• Pulse Contabilizar.

Figura 185. Pantalla Costos en Destino

Figura 186. Nuevo Comprobante

Figura 187. Comprobante de costos en destino con su reparto

Advertencia

Solo un comprobante en Borrador se edita, reparte o contabiliza. Si el factor de reparto da cero (por ejemplo, reparto por peso sin pesos capturados), no se puede asignar.

Tipos y Plantillas de costos

Diagrama 91. Tipos

• Tipos de Costos de Importación: cada concepto (flete, aduana…) con su Método de Asignación.

• Plantillas de Costos de Despacho: nombre y componentes; cada componente es un tipo con Tipo de Tasa (Fijo o Porcentaje) y Tasa Estimada. Se necesita al menos un tipo de costo.

Figura 188. Pantalla Tipos de Costos de Importación

Figura 189. Crear Costo de Importacion Nuevo

Figura 190. Pantalla Plantillas de Costos de Despacho

Figura 191. Crear Plantillas de Costos de Despacho Nueva

Figura 192. Vista de Plantillas de Costos de Despacho

Nota

La plantilla da un costo estimado al recibir; el comprobante registra el costo real. La diferencia se reparte en el inventario que queda y en costo de ventas.

Vistas globales y reportes

Consulta	Dónde	Qué muestra
Lista de requisiciones	Requisiciones	Estado y aprobación de cada solicitud, filtrable por número, solicitante y estado.
Lista de órdenes	Órdenes de Compra	Monto, entrega esperada y estado; filtrable por número, proveedor y estado.
Lista de recepciones	Recepciones de Mercancía	Quién recibió, cuándo y si ya está registrada.
Estado de Cuenta de Proveedor	Proveedores	Movimientos y saldo con el proveedor.
En Pedido	Inventario › Lista de Inventario	Lo que viene en camino por órdenes de compra.

Asistentes y herramientas de apoyo

Herramienta	Dónde	Qué hace
Sugerencia de impuestos de IA	Nueva Orden de Compra	Propone el impuesto de cada partida con su confianza.
Extraer de CFDI	Costos en Destino	Lee el XML de la factura del gasto y llena el comprobante.
Importar Proveedores	Proveedores	Alta masiva desde Excel o CSV.
Recomendaciones de Reabastecimiento	Inventario	Crea órdenes de compra en Borrador para artículos con faltante.
Auto-aprobación	Requisiciones	Aprueba sola la requisición cuyo monto no pasa el límite.