Módulo de Cuentas por Pagar

Introducción

¿Qué es el módulo de Cuentas por Pagar?

Cuentas por Pagar (CxP) controla lo que la empresa le debe a sus proveedores. Cada factura de proveedor se registra como un Gasto: a mano, desde el XML del CFDI que mandó el proveedor, o de forma automática desde Compras y Nómina. Los Pagos se aplican a uno o varios gastos y el Reporte de Antigüedad muestra lo vencido. Registrar un gasto o un pago genera su póliza contable.

Componentes

Componente	Función
Gastos	Facturas de proveedores por pagar: captura, importación desde XML, registro y cancelación.
Pagos	Pagos a proveedores aplicados a gastos, con el XML de su Complemento de Pago.
Reporte de Antigüedad AP	Saldos por proveedor agrupados por días de vencimiento.

Dónde se encuentra en el menú

En el menú lateral abra el grupo Cuentas por Pagar: Gastos, Pagos y Reporte de Antigüedad AP.

Rol	Consultar	Capturar y registrar gastos	Registrar pagos
Administrador	Sí	Sí	Sí
Gerente de CxP	Sí	Sí	Sí
Contabilidad, Gerente de finanzas	Sí	Sí	No
Tesorería / CxP	Sí	No	Sí
Gerencia	Sí	No	No

Figura 204. Menú Cuentas por Pagar abierto

Conceptos principales

Concepto	Qué es
Gasto	Una factura de proveedor por pagar, con partidas, impuestos, cuenta contable y vencimiento.
Origen del gasto	De dónde salió: captura manual, XML del proveedor, Recepción de Mercancía, Costos en Destino o Nómina. En la lista, la columna Fuente muestra la referencia del documento de origen (ej. «GR: …») o Manual.
Registrar	Contabilizar el gasto o el pago: genera la póliza y lo deja en firme.
Pago	Dinero que sale a un proveedor; se aplica a uno o varios gastos.
No aplicado	Parte de un pago que no se asignó a gastos (anticipo o saldo a favor).
Complemento de Pago del proveedor	XML que el proveedor emite por un pago de una factura PPD; se adjunta al pago.

Nota. Regla de decisión. Si el proveedor mandó su factura en XML, use Importar desde XML: el gasto se llena solo y queda ligado al CFDI. Capture a mano solo lo que no tiene XML.

Estados y ciclo de vida

Gasto

Estado	Qué significa	Qué se puede hacer
Borrador	En captura o generado automáticamente.	Editar, adjuntar XML o PDF, registrar, cancelar.
Registrado	Contabilizado; saldo completo por pagar.	Registrar pago, cancelar (con asiento de reversa).
Parcialmente Pagado	Tiene pagos, pero queda saldo.	Registrar pago.
Pagado	Saldo en cero.	Solo consultar; ya no se cancela.
Cancelado	Anulado.	Solo consultar.

Pago: Borrador → Registrado.

Flujo general del proceso

Diagrama 100. Flujo general de Cuentas por Pagar

Catálogos y datos previos

Dato previo	Dónde se captura	Para qué se usa	Obligatorio
Proveedores	Compras › Proveedores	A quién se le debe. Para importar XML, su RFC debe estar capturado.	Sí
Datos fiscales de la empresa	Módulo CFDI › configuración	Validar que el XML esté emitido a la empresa (RFC receptor).	Para importar XML
Catálogo de cuentas	Finanzas	Cuenta contable de cada partida del gasto.	Sí
Bancos y cuentas	Finanzas › Bancos	De dónde sale el pago.	Para pagar
Tipos de cambio	Finanzas	Gastos y pagos en otra moneda.	Si se usa otra moneda

Proveedor listo para recibir facturas

Diagrama 101. Preparar a un proveedor

• Abra Compras › Proveedores y edite al proveedor.

• Capture su RFC en Datos CFDI (RFC Emisor) y guarde.

• Revise sus Términos de Pago: definen el vencimiento de los gastos que nacen de una recepción.

Advertencia

Si el RFC del XML no coincide con ningún proveedor, la importación avisa Proveedor no encontrado y no crea el gasto.

Gastos

Vista general

La lista muestra # Gasto, Proveedor, Fecha, Fuente, Monto, Moneda, Saldo, Estado y Fecha de Registro. Se filtra por número, proveedor, fechas y estado, y se exporta a Excel o PDF.

Diagrama 102. Ciclo de un gasto

Origen	Cómo nace el gasto	Estado inicial
Manual	Nuevo Gasto, capturado a mano.	Borrador
XML	Importar desde XML con el CFDI del proveedor.	Borrador
Recepción de Mercancía	Automático al registrar una recepción en Compras; el vencimiento sale de los términos de pago de la OC.	Borrador
Costos en Destino	Automático al contabilizar un comprobante de costos de importación.	Borrador
Nómina	Automático al timbrar un recibo de nómina (el colaborador queda como proveedor).	Borrador

Diagrama 103. De dónde salen los gastos

Nota

Los gastos automáticos nacen en Borrador: revíselos y regístrelos para que cuenten en el saldo por pagar.

Capturar un gasto a mano

Campo	Obligatorio	Descripción
Proveedor	Sí	A quién se le debe.
Fecha de Gasto / Fecha de Vencimiento	Sí	Fecha de la factura y plazo de pago.
Moneda	Sí	Moneda de la factura.
Partidas	Sí (al menos una)	Descripción, Cant., Precio Unit., Impuesto % y Cuenta contable.
Notas	No	Comentarios.

• Abra Gastos y pulse Nuevo Gasto.

• Elija el Proveedor, las fechas y la moneda.

• Pulse Agregar Partida por cada concepto y elija su cuenta contable.

• Opcional: Adjuntar XML o Cargar Archivo PDF de la factura.

• Pulse Guardar.

Diagrama 104. Gasto con partidas y cuentas contables

Importar un gasto desde XML

Diagrama 105. Importación de un gasto desde el XML del proveedor

• En Gastos pulse Importar desde XML.

• Pulse Cargar Archivo XML y elija el CFDI del proveedor.

• Revise la validación: RFC del Emisor, UUID, Proveedor y Total del XML.

• Pulse Crear Gasto.

Aviso	Qué significa
RFC no corresponde	El XML no está emitido a la empresa (RFC receptor distinto).
UUID de CFDI duplicado	Ese CFDI ya se registró antes.
Proveedor no encontrado	Ningún proveedor tiene ese RFC: dé de alta al proveedor o capture su RFC.
XML inválido	El archivo no es un CFDI válido.

Registrar y cancelar

• Con el gasto en Borrador, pulse Registrar (en la lista o en el detalle).

• El sistema genera la póliza y el gasto queda Registrado con su Saldo Pendiente.

Advertencia. Cancelar Gasto: si ya estaba registrado se genera un asiento de reversa. Un gasto Pagado no se puede cancelar.

Advertencia

Solo un gasto en Borrador se edita.

Figura 205. Pantalla de gastos

Figura 206. Crear nuevo gasto

Figura 207. Boton Importar XML

Figura 208. Ventana para importar XML

Figura 209. Pantalla de vista pestaña general

Figura 210. Pantalla de vista pestaña CFDI

Pagos

Vista general

Pagos a Proveedores muestra # Pago, Proveedor, Fecha, Método, Monto, No aplicado, Moneda, Estado y Fecha de Registro.

Diagrama 106. Registro y aplicación de un pago

Crear y registrar un pago

Campo	Obligatorio	Descripción
Proveedor	Sí	A quién se paga.
Fecha de Pago	Sí	Cuándo salió el dinero.
Moneda	Sí	Moneda del pago.
Método de Pago	Sí	Cheque, Transferencia Bancaria, Tarjeta de Crédito o Efectivo.
Referencia / Banco	Banco sí	Número de operación y cuenta de donde sale.
Aplicación a Gastos	No	Gastos pendientes del proveedor con el monto a aplicar a cada uno.

• Abra Pagos y pulse Nuevo Pago.

• Elija Proveedor, fecha, moneda, método y Banco.

• Pulse Agregar Gasto y capture el monto a aplicar a cada gasto.

• Revise Monto Total, Aplicado a Gastos y No aplicado, y pulse Guardar.

• Pulse Registrar (en la lista o el detalle).

Figura 211. Pagos a Proveedores

Figura 212. crear nuevo pago

Figura 213. Vista de un pago registrado pestaña general

Figura 214. Vista de un pago registrado pestaña CFDI

Al registrar, el sistema genera la póliza del pago y actualiza cada gasto a Parcialmente Pagado o Pagado.

Nota

Si el pago no cubre todo lo aplicado, la pantalla avisa Monto No Aplicado por Completo. Un pago sin gastos queda como anticipo (No aplicado).

Advertencia

Un pago Registrado ya no se edita.

Complemento de Pago del proveedor

🔷 Insertar diagrama: Diagrama 4.2: Adjuntar el Complemento de Pago del proveedor.

Cuando la factura del proveedor es PPD, el proveedor emite un Complemento de Pago por cada pago. Ese XML se adjunta al pago para tener el respaldo fiscal.

• En la lista de Pagos pulse Cargar Archivo XML (o en el detalle del pago).

• Suba el XML; el sistema lo valida y muestra El XML es válido.

• Revise en la pestaña CFDI los datos del Complemento de Pago: Fecha de Pago Fiscal, Forma de Pago, Tipo de Cambio, Monto y UUID de la factura relacionada.

• Pulse Guardar Datos CFDI.

Vistas globales y reportes

Reporte de Antigüedad de Saldos AP

Diagrama 107. Consulta de la antigüedad de saldos por pagar

Muestra, por proveedor, el saldo Corriente y el vencido en rangos de 1-15, 16-30, 31-45, 46-60, 61-75, 76-90 y más de 90 días, con su Total General, a una Fecha de Corte.

• Abra Reporte de Antigüedad AP.

• Elija la Fecha de Corte.

• Revise los totales por rango y la fila de cada proveedor.

Diagrama 108. Reporte de Antigüedad AP

Otras consultas

Consulta	Dónde	Qué muestra
Exportar gastos	Gastos	La lista filtrada en Excel o PDF.
Gasto en PDF / por correo	Detalle del gasto	Descargar PDF o Enviar por Email.
Estado de Cuenta de Proveedor	Compras › Proveedores	Movimientos y saldo con el proveedor.
Cuentas por Pagar y Vencidas	Compras › Proveedores (columnas)	Saldo y vencido por proveedor.

Asistentes y herramientas de apoyo

Herramienta	Qué hace
Importar desde XML	Crea el gasto desde el CFDI del proveedor y valida RFC, UUID y proveedor.
Gasto automático de Compras	Al registrar una recepción de mercancía se crea el gasto del proveedor.
Gasto automático de Costos en Destino	Al contabilizar un comprobante de importación se crea la factura del proveedor del gasto.
Gasto automático de Nómina	Al timbrar un recibo de nómina se crea el gasto del colaborador.
Pólizas automáticas	Registrar gastos y pagos genera el asiento contable.