Módulo de Ventas

Introducción

¿Qué es el módulo?

Ventas cubre el ciclo completo de una venta: dar de alta al cliente, capturar su pedido, apartar la mercancía, facturar, registrar el cobro y atender devoluciones. Cada documento alimenta al siguiente, así que los datos se capturan una sola vez. Al contabilizar, el módulo afecta el inventario, la contabilidad y el saldo del cliente sin captura adicional.

Componentes

Componente	Funcion
Pedidos	Registrar lo que el cliente compra y reserva la existencia al confirmarlo
Facturas	Cobrar lo vendido, contabilizar, registrar pagos y timbrar el CFDI
Clientes	Catálogo de clientes con condiciones de pago, direcciones, datos fiscales y saldos
Grupos de Clientes	Agrupar clientes para asignarles una misma lista de precios
Devoluciones	Registrar mercancía devuelta de una factura y generar la nota de crédito

Tabla 1. Componentes de Ventas

Dónde se encuentra en el menú

En el menú lateral, abre Ventas. Aparecen Pedidos, Facturas, Clientes, Grupos de Clientes y Devoluciones. Facturas también está en Cuentas por Cobrar.

Figura 1. Menú Ventas desplegado

Figura 2. Modulo con sus submodulos

Conceptos Principales

Documento	Qué es	Inventario	Contabilidad	Saldo del cliente
Pedido	Compromiso de venta	Reserva al confirmar	No	No
Factura desde pedido	Cobro de un pedido confirmado	Surte lo reservado al contabilizar	Sí, al contabilizar	Aumenta
Factura Directa	Cobro sin pedido previo	Descuenta al contabilizar	Sí, al contabilizar	Aumenta
Pago	Cobro de una factura (recibo de caja)	No	Sí	Disminuye
Devolución	Mercancía que regresa de una factura	Regresa existencia al publicar	Sí, al publicar	Disminuye

Regla de decisión: usa Pedido → Factura cuando hay que apartar mercancía o la entrega no es inmediata. Usa Factura Directa para ventas de mostrador o servicios que se cobran al momento.

Estados y Ciclo de Vida

Documento	Estado	Qué se puede hacer
Pedido	Borrador	Editar, Confirmar Orden, Cancelar Orden
Pedido	Confirmado	Ver, Crear Factura, Cancelar Orden
Pedido	Facturado	Ver; regresa a Confirmado si se cancela su factura
Pedido	Cancelado	Solo ver
Factura	Borrador	Editar, Contabilizar, Cancelar Factura
Factura	Contabilizado	Registrar Pago, Timbrar CFDI, Cancelar Factura, Nueva Devolución
Factura	Pago Parcial	Registrar Pago
Factura	Pagado	Ver, Nueva Devolución
Factura	Cancelado	Solo ver
Devolución	Borrador	Editar, Publicar Devolución, Cancelar
Devolución	Publicado	Ver, descargar PDF de nota de crédito
Devolución	Cancelado	Solo ver
Cliente	Activo	Recibir pedidos y facturas
Cliente	En espera / Inactivo	No recibe pedidos nuevos ni se facturan sus pedidos

Flujo general del Proceso

Diagrama 1. Ciclo de venta

Catalogos o datos previos

Antes de capturar el primer pedido deben existir los artículos con precio e impuesto, los almacenes con existencia y los clientes. Sin ellos, el pedido no se puede confirmar o la factura no se puede contabilizar ni timbrar.

Diagrama 2. Orden Recomendado de Alta

Catálogo	Dónde se captura	Obligatorio	Para qué lo usa Ventas
Monedas y Tipos de Cambio	Finanzas › Moneda › Monedas / Tipos de Cambio	Sí, si vendes en otra moneda	Moneda del pedido y conversión a moneda base
Códigos de Impuesto	Finanzas › Impuestos › Códigos de Impuesto	Sí	Tasa de impuesto que se llena sola en cada renglón
Artículos	Inventario › Artículos	Sí	Código, nombre, tipo, precio de lista y código de impuesto
Almacenes	Inventario › Configuración de Inventario › Almacenes	Sí, para artículos de inventario	De dónde sale la mercancía
Existencia	Compras (recepciones) o ajustes de Inventario	Sí, para confirmar pedidos	Sin existencia disponible no se reserva
Listas de Precios	Inventario › Precios › Listas de Precios	No (sin lista se usa el precio base)	Precio por cliente, grupo o volumen
Asignaciones de Precios	Inventario › Precios › Asignaciones de Precios	No	Qué lista le toca a cada cliente o grupo
Términos de Pago	Finanzas › Configuración de Finanzas › Términos de Pago	No	Plazo de pago del cliente
Grupos de Clientes	Ventas › Grupos de Clientes (capítulo 6)	No	Agrupar clientes para precios
Clientes	Ventas › Clientes (capítulo 5)	Sí	Comprador de cada documento
Bancos	Finanzas › Bancos › Bancos	Sí, para registrar pagos	Cuenta donde entra el cobro
Datos fiscales de la empresa	Los configura el administrador en los datos de la empresa	Sí, para timbrar	C.P. de expedición y régimen fiscal del emisor

Datos que conviene reunir antes de empezar:

• Lista de artículos con código, nombre, tipo (inventario, servicio, kit o receta), precio de lista e impuesto.

• Almacenes y ubicaciones físicas, y la existencia inicial de cada artículo.

• Listas de precios especiales y a qué clientes o grupos aplican.

• Por cliente: nombre o razón social, tipo (Físico o Moral), RFC, correo, teléfono, plazo de pago, moneda, límite de crédito y direcciones de facturación y envío.

• Por cliente con CFDI: constancia de situación fiscal (RFC, razón social, C.P. fiscal, régimen) y uso de CFDI.

• Cuentas bancarias donde se reciben los cobros.

Tip

Para cargar muchos clientes usa Importar en Clientes con la plantilla en Excel o CSV.

Advertencia

Si un artículo no tiene código de impuesto, el renglón llega con 0 % de impuesto. Revísalo antes de facturar.

Pedidos

Vista General

Un pedido de venta registra lo que un cliente compra: artículos, cantidades, precios, impuestos y dirección de envío. Al confirmarlo, el sistema aparta (reserva) la existencia en el almacén elegido. Una vez confirmado, se convierte en factura con un clic.

Diagrama 3. Estados del Pedido

Pantalla o pestaña	Para qué sirve	Cuándo se usa
Lista de Pedidos	Buscar, filtrar y ejecutar acciones sobre los pedidos	Para consultar pedidos o avanzarlos de estado sin abrirlos
General	Cliente, fecha, moneda, artículos, notas y totales	Al crear o editar un pedido en Borrador
Dirección de Envío	Domicilio de entrega del pedido	Cuando la entrega va a un domicilio distinto al del cliente
Almacén y Ubicación (ventana)	De qué almacén y ubicación sale cada artículo	Antes de confirmar, en cada artículo de inventario

Advertencia

Solo se edita un pedido en Borrador. Confirmado, Facturado y Cancelado se abren en solo lectura. Cancelado es un estado final. Un pedido Facturado solo regresa a Confirmado si se cancela su factura.

Lista de Pedidos

muestra todos los pedidos con su número, fecha, cliente, moneda, monto y estado. Desde aquí se crean pedidos nuevos y se ejecutan las acciones de cada uno.

Diagrama 4. Acciones desde la lista

Filtro	Descripción
Número de Pedido	Busca por el folio del pedido
Cliente	Busca por el nombre del cliente
Desde / Hasta	Rango de fechas del pedido
Estado	Casillas: Borrador, Confirmado, Facturado, Cancelado (se pueden marcar varias)

1. En el menú, entra a Ventas › Pedidos.

2. Para filtrar, abre el panel Filtros y llena cualquier campo. La lista se actualiza sola al escribir.

   • Limpiar Filtros quita todos los filtros.

3. Haz clic en el encabezado de una columna para ordenar por ella; otro clic invierte el orden.

4. Usa los botones de la columna Acciones en la fila del pedido:

   • Ver Orden: abre el pedido en solo lectura.

   • Editar: abre el pedido para modificarlo (solo Borrador).

   • Confirmar: confirma el pedido y reserva la existencia (solo Borrador).

   • Crear Factura: genera la factura del pedido (solo Confirmado sin facturar).

   • Cancelar: cancela el pedido; pide confirmación antes.

   • El menú ⋯ repite las mismas acciones.

5. Abajo de la tabla elige cuántos pedidos ver por página (10, 25, 50 o 100) y usa Anterior / Siguiente.

Figura 3. Pedios/Lista de Pedidos

Figura 4. Pedidos/Lista de pedidos

Nota

En el celular, Filtros y Nuevo Pedido están en el botón flotante redondo (esquina inferior derecha). Ahí los filtros se aplican con el botón Aplicar de la ventana.

Pestaña General

es la pantalla principal del pedido. Aquí se elige el cliente, se agregan los artículos y se ven los totales.

Diagrama 5. Captura de un pedido nuevo

Campo	Obligatorio	Descripción
Cliente	Sí	Solo se elige al crear el pedido; después ya no se puede cambiar
Número de Pedido	No	Lo asigna el sistema al guardar (Autogenerado)
Fecha	Sí	Fecha del pedido; se usa para buscar el precio vigente
Moneda	Sí	Toma la moneda del cliente; se puede cambiar mientras esté en Borrador
Artículos	Sí	Al menos uno
Almacén	Sí, para artículos de inventario	Almacén y ubicación de donde sale el artículo; se exige al confirmar
Cantidad	Sí	Unidades del renglón
Descuento	No	Porcentaje de descuento del renglón
Impuesto	No	Porcentaje de impuesto; se llena con el código de impuesto del artículo
Notas	No	Texto libre del pedido

Crear un pedido

• En Pedidos, haz clic en Nuevo Pedido.

• En Cliente, elige el cliente de la lista.

  • Se muestra su RFC/ID Fiscal.

  • La Moneda y la Dirección de Envío se llenan con los datos del cliente.

• Revisa la Fecha del pedido.

• Agrega los artículos (ver 3.3.2).

• Escribe las Notas que necesites.

• Haz clic en Guardar Pedido. El pedido queda en Borrador con su número asignado.

Figura 5. Pestaña General de un pedido nuevo con cliente y artículos

Advertencia

El sistema no deja guardar sin cliente («Por favor, seleccione un cliente.») ni sin artículos («Por favor, agregue al menos un artículo.»).

Agregar Articulos

• En Artículos, escribe el código o nombre en Agregar Producto... y elige el artículo.

• El sistema llena el renglón:

  • Precio: el de la lista de precios que le aplica al cliente en la fecha del pedido. Debajo del precio aparece el nombre de la lista usada; si no hay lista, dice Base (precio de catálogo).

  • Impuesto: la suma de las tasas del código de impuesto del artículo.

• Ajusta Cantidad, Descuento e Impuesto si hace falta. Los totales se recalculan al momento.

• Para quitar un renglón, usa el botón Eliminar del renglón.

• Abajo a la derecha revisa Subtotal, Descuento Total, Impuesto y Total.

Nota

El precio no se escribe a mano; viene de las listas de precios. Si un precio no es el esperado, revisa la lista de precios asignada al cliente o a su grupo.

Nota

En el celular, cuando hay más de un artículo, cada renglón se ve como tarjeta. Toca Acciones en la tarjeta para editarlo en una ventana.

Seleccionar almacen y ubicación

• En el renglón, haz clic en Seleccionar Almacén.

• En la ventana Almacén y Ubicación, elige el Almacén y después la Ubicación.

  • La ventana muestra la Existencia y lo Disponible de esa ubicación.

• Haz clic en Confirmar. El renglón muestra los códigos de almacén y ubicación; al hacer clic en ellos se puede cambiar.

Figura 6. Boton de seleccionar almacen

Figura 7. Ventana Almacén y Ubicación con existencia y disponible

Tip

Elige una ubicación con suficiente Disponible. Si no alcanza, la confirmación del pedido falla al intentar reservar.

Sugerencia de impuestos con IA

• En un renglón con descripción, haz clic en el botón Sugerencia de impuestos de IA junto al campo Impuesto.

• El sistema propone la tasa y muestra un mensaje con la explicación y el porcentaje de Confianza.

• Revisa la tasa propuesta antes de guardar.

Figura 8. Sugerencia de impuestos con IA

Advertencia

La sugerencia es una ayuda, no una regla fiscal. Confírmala con el área contable si la confianza es baja.

Cambiarla moneda

• En Moneda, elige la nueva moneda.

• Si el pedido ya está guardado, el sistema recalcula tipos de cambio y montos y muestra «Moneda cambiada a … Tipos de cambio y montos recalculados.»

Figura 9. Moneda

Figura 10. Selector de tipo de moneda

Pestaña Direccion de Envio

Domicilio donde se entrega el pedido. Se llena con la dirección de envío del cliente y se puede cambiar solo para este pedido.

Diagrama 6. Origen de la direccion de envio

Campo	Obligatorio	Descripción
Calle	No	Calle y número
Ciudad	No	Ciudad o municipio
Estado	No	Estado o provincia
Código Postal	No	Código postal
País	No	País

1. En el pedido, abre la pestaña Dirección de Envío.

2. Revisa o corrige los campos.

3. Haz clic en Guardar Pedido.

Figura 11. Pestaña Dirección de Envío

Nota

Cambiar la dirección aquí no modifica la del cliente; solo aplica a este pedido.

Acciones del pedido

botones de la parte superior del pedido que lo avanzan de estado. También están en la columna Acciones de la lista.

Diagrama 7. Qué revisa el sistema al confirmar

Confirmar Orden

• Abre un pedido en Borrador y haz clic en Confirmar Orden.

• El sistema valida almacenes, reserva la existencia y cambia el estado a Confirmado.

  • Los artículos de servicio no reservan existencia; el sistema lo avisa en un mensaje.

• El pedido queda en solo lectura.

Advertencia

Después de confirmar ya no se puede editar. Revisa cantidades y precios antes.

Crear Factura

Abre un pedido Confirmado y haz clic en Crear Factura.

El sistema genera la factura con los datos del pedido y muestra «¡Factura creada a partir del pedido …!».

El pedido pasa a Facturado. La factura se consulta en Ventas › Facturas.

Cancelar Orden

• Abre un pedido en Borrador o Confirmado (sin facturar) y haz clic en Cancelar Orden.

• Acepta el mensaje «¿Está seguro de que desea cancelar el Pedido …?».

• Si estaba confirmado, el sistema libera la existencia reservada. El pedido pasa a Cancelado.

Figura 12. Pedido en borrador con los botones Confirmar Orden y Cancelar Orden

Figura 13. Botones de Confirmar Orden y Cancelar Orden

Figura 14. Pedido Confirmado con los botones Crear Factura y Cancelar Orden

Figura 15. Botones de Crear Factura y Cancelar Orden

Advertencia

La cancelación no se puede deshacer. Un pedido Facturado no se puede cancelar; primero hay que cancelar su factura.

Facturas

Vista general

Una factura cobra al cliente lo vendido. Nace de dos formas: desde un pedido confirmado (Crear Factura) o capturada a mano (Factura Directa). Al Contabilizar se generan los asientos contables y se descuenta el inventario; después se registran los pagos hasta saldarla. Si la empresa tiene CFDI activo, desde aquí también se timbra.

Diagrama 8. Estados de la Factura

Pantalla o pestaña	Para qué sirve	Cuándo se usa
Lista de Facturas	Indicadores, búsqueda y acciones sobre las facturas	Para dar seguimiento a cobranza y timbrado
General	Cliente, fechas, moneda, partidas, notas, totales y saldo	Al crear o revisar una factura
Dirección de Envío	Domicilio de entrega	Si la entrega va a otro domicilio
CFDI	Datos fiscales, timbrado, descarga y cancelación ante el SAT	Solo si la empresa tiene CFDI activo
Registrar Pago de Factura (ventana)	Registrar un cobro de la factura	Con la factura Contabilizada o en Pago Parcial

Figura 16. Pantalla Facturas

Figura 17. Pantalla Facturas

Advertencia

Solo se edita una factura en Borrador. Una factura con pagos (Pago Parcial o Pagado) ya no se puede cancelar desde Facturas.

Listas de Facturas

Muestra los indicadores de facturación y todas las facturas con su número, cliente, fechas, monto, moneda y estado.

Diagrama 9. Acciones desde la lista (Facturas)

Indicador	Qué muestra
Total Facturado	Suma de lo facturado
Por Cobrar	Saldo pendiente de cobro
Pendiente Contabilizar	Facturas en Borrador
Pendientes de Timbrar	Facturas contabilizadas sin CFDI timbrado (solo con CFDI activo)

Filtro	Descripción
Factura #	Busca por folio
Cliente	Busca por nombre del cliente
Desde / Hasta	Rango de fechas de emisión
Estado	Casillas: Borrador, Contabilizado, Pago Parcial, Pagado, Cancelado

• En el menú, entra a Ventas › Facturas.

• Revisa los indicadores de la parte superior.

• Para filtrar, abre Filtros y llena cualquier campo; la lista se actualiza sola.

• Usa los botones de Acciones en la fila:

  • Exportar a PDF: descarga la factura en PDF.

  • Ver: abre la factura en solo lectura.

  • Editar: solo en Borrador.

  • Contabilizar: solo en Borrador.

  • Registrar Pago: en Contabilizado o Pago Parcial.

  • Cancelar Factura: en Borrador o Contabilizado.

• La columna Vencimiento se marca cuando la fecha ya pasó. Con CFDI activo, la columna Estado CFDI muestra Borrador, Timbrado, Solicitud Cancelación, Cancelado o Error.

Nota

En el celular, Filtros y Factura Directa están en el botón flotante redondo.

Pestaña General

Datos principales de la factura, partidas y totales. En facturas contabilizadas muestra también lo pagado, lo devuelto y el saldo.

Diagrama 10. Dos formas de crear una factura

Campo	Obligatorio	Descripción
Cliente	Sí	Al elegirlo se llenan moneda, dirección de envío y datos CFDI del receptor
Factura #	No	Lo asigna el sistema al guardar (Autogenerado)
Fecha de Factura	Sí	Fecha de emisión
Fecha de Vencimiento	Sí	Fecha límite de pago
Moneda	Sí	Moneda de la factura; solo se cambia en Borrador
Partidas	Sí	Al menos una
Almacén	Sí, para artículos de inventario	Se exige al contabilizar
Precio	Sí	Viene de la lista de precios del cliente; en la factura sí se puede modificar
Cantidad	Sí	Al cambiarla, el sistema vuelve a buscar el precio por volumen
Descuento % / Impuesto %	No	Porcentajes del renglón
Notas	No	Texto libre

Crear una Factura Directa

• En Facturas, haz clic en Factura Directa.

• Elige el Cliente. Revisa Fecha de Factura, Fecha de Vencimiento y Moneda.

• En Partidas, busca el artículo en Seleccionar Producto.... El precio y el impuesto se llenan solos.

• En artículos de inventario, haz clic en Seleccionar Almacén y elige almacén y ubicación (igual que en 3.3.3).

• Ajusta Precio, Cantidad, Descuento % e Impuesto % si hace falta.

  • El botón Sugerencia de impuestos de IA propone la tasa (igual que en 3.3.4).

• Haz clic en Guardar Factura. Queda en Borrador.

Figura 18. Pestaña General de una Factura Directa

Tip

Si la venta ya tiene pedido, factúrala desde el pedido. Así se usa la existencia ya reservada y el pedido queda marcado como Facturado.

Revisarsaldo y Devoluciones

• Abre una factura contabilizada.

• Abajo de los totales revisa Monto Pagado, Monto Devuelto (si hubo devoluciones) y Saldo Pendiente.

• En las partidas con devolución aparece la etiqueta Devuelto: N.

Figura 19. Revisar saldo y devoluciones

Nota

Las partidas que vienen de horas extra de un proyecto muestran la etiqueta Tiempo extra.

Pestaña Direccion de Envio

Igual que en el pedido: se llena con la dirección de envío del cliente y se puede cambiar solo para esta factura mientras esté en Borrador.

Diagrama 11. Origen de la dirección

Campos: Calle, Ciudad, Estado, Código Postal y País, todos opcionales.

Figura 20. Pestaña Dirección de Envío de la factura

Acciones de la Factura

Botones de la parte superior de la factura. También están en la lista. Además, con la factura guardada aparecen Descargar PDF y Enviar por Email (en Más Acciones).

Diagrama 12. Qué hace el sistema al contabilizar

1. Contabilizar

• Abre una factura en Borrador y haz clic en Contabilizar.

• El sistema valida almacenes, afecta el inventario y genera los asientos contables.

• La factura pasa a Contabilizado y queda en solo lectura.

Figura 21. Boton Contabilizar

Advertencia

Revisa precios, cantidades y almacenes antes; después de contabilizar ya no se edita.

Registrar Pago

Campo	Obligatorio	Descripción
Monto a Pagar	Sí	Se propone el Saldo Pendiente; se puede pagar menos
Fecha de Pago	Sí	Fecha del cobro
Método	Sí	Transferencia, tarjeta, cheque o efectivo
Referencia	No	Número de cheque o de transacción
Cuenta Bancaria	Sí	Cuenta donde entra el dinero

• En una factura Contabilizado o Pago Parcial, haz clic en Registrar Pago.

• En la ventana Registrar Pago de Factura, revisa Factura y Saldo Pendiente.

• Llena los campos y haz clic en Registrar Pago.

• El sistema crea y contabiliza un recibo de caja. La factura pasa a Pago Parcial o Pagado según el saldo.

Figura 22. Ventana Registrar Pago de Factura

Cancelar Factura

• En una factura Borrador o Contabilizado, haz clic en Cancelar Factura.

• En la ventana Cancelar CFDI, elige el Motivo de Cancelación del SAT:

  • 01: Comprobante emitido con errores con relación (pide el UUID del CFDI Sustituto).

  • 02: Comprobante emitido con errores sin relación.

  • 03: No se llevó a cabo la operación.

  • 04: Operación nominativa relacionada en la factura global.

• Haz clic en Confirmar Cancelación.

• El sistema:

  • Si estaba contabilizada, revierte los asientos contables.

  • Si era directa, regresa la existencia al almacén.

  • Si venía de un pedido, el pedido regresa a Confirmado para volver a facturarse.

  • Si estaba timbrada, envía la solicitud de cancelación al SAT.

Figura 23. Boton Cancelar Factura

Figura 24. Modal de motivo de cancelacion de factura

Advertencia

La cancelación no se puede deshacer.

Descargar el PDF y Enviar por Email

• Con la factura guardada, abre Más Acciones.

• Descargar PDF descarga el documento.

• Enviar por Email abre la ventana Enviar Documento por Email: Hasta (se llena con el correo del cliente), CC (opcional, separados por coma) y Mensaje. Haz clic en Enviar Email.

Figura 25. Menu Kebab para mostrar Botones de PDF y Email

Figura 26. Bonotes de PDF y Email

Pestaña de CFDI

Datos fiscales para timbrar la factura ante el SAT. Solo aparece si la empresa tiene CFDI activo.

Campo	Obligatorio	Descripción
Uso CFDI (c_UsoCFDI)	Sí	Se llena con el dato del cliente
Régimen Fiscal Receptor	Sí	Se llena con el dato del cliente
C.P. Receptor	Sí	Domicilio fiscal del cliente
Método de Pago	Sí	PUE (una sola exhibición) o PPD (parcialidades o diferido)
Forma de Pago	Sí	Catálogo del SAT
Lugar de Expedición (C.P. Emisor)	Sí	Viene de la configuración de la empresa; no se edita
Régimen Fiscal Emisor	Sí	Viene de la configuración de la empresa; no se edita
Operación	Sí	01 No aplica, 02 Definitiva o 03 Temporal

Tabla 14. Ciclo del CFDI

• Abre la factura y entra a la pestaña CFDI.

• Revisa Datos CFDI del Receptor (Cliente), Datos de Pago y Datos CFDI del Emisor.

• Haz clic en Guardar Datos CFDI.

• Con la factura Contabilizado, haz clic en Timbrar CFDI.

• Al timbrarse, la pestaña muestra Estado CFDI, la fecha de timbrado y el UUID. Usa los botones para descargar el XML y el PDF timbrado.

• Para cancelar el CFDI, haz clic en Cancelar CFDI, elige el motivo y confirma. Mientras el SAT responde, el estado es Solicitud Cancelación; usa Actualizar Estado para consultarlo.

Figura 28. Pestaña CFDI con datos del receptor, pago y emisor

Advertencia

El timbrado es un acto fiscal ante el SAT. Revisa los datos antes de hacer clic en Timbrar CFDI; un CFDI timbrado ya no se edita, solo se cancela.

Nota

Primero guarda la factura; si no, el sistema avisa «Por favor, guarde la factura primero antes de guardar los datos CFDI.»

Clientes

Vista general

El catálogo de clientes guarda los datos de cada comprador: identificación, contacto, condiciones de pago, direcciones y datos fiscales para CFDI. Pedidos y facturas toman de aquí la moneda, la dirección de envío y los datos del receptor. Desde la lista también se ve el saldo de cada cliente y se descarga su estado de cuenta.

Diagrama 13. Qué datos del cliente usan pedidos y facturas

Pantalla o pestaña	Para qué sirve	Cuándo se usa
Lista de Clientes	Buscar clientes, ver saldos, importar y descargar estados de cuenta	Consulta diaria y cobranza
General	Datos básicos, condiciones de pago, direcciones e información adicional	Al dar de alta o actualizar un cliente
CFDI	Identidad fiscal y configuración SAT del receptor	Solo con CFDI activo, después de guardar el cliente
Estado de Cuenta del Cliente (ventana)	PDF con los movimientos del cliente en un rango de fechas	Para enviar o revisar la cobranza
Importar Clientes (ventana)	Alta masiva desde Excel o CSV	Al migrar o cargar muchos clientes

Estado	Qué significa	Qué se puede hacer
Activo	Opera normal	Crear pedidos y facturarlos
En espera	Detenido temporalmente	No se le crean pedidos nuevos ni se facturan sus pedidos
Inactivo	Ya no opera	No se le crean pedidos nuevos ni se facturan sus pedidos

Figura 29. Pantalla Clientes

Advertencia

El Límite de Crédito solo lo pueden modificar usuarios con rol Admin o Finanzas. Si otro usuario lo cambia, el sistema ignora el cambio.

Lista de Clientes

Muestra los clientes con su tipo, contacto, términos de pago, grupo, moneda, saldo, saldo vencido y estado. Por omisión solo muestra los activos.

Diagrama 14. Acciones desde la lista (Clientes)

Filtro	Descripción
Buscar	Por nombre, email o RFC
Tipo	Todos los Tipos, Físico o Moral
Estado	Activo (por omisión), Inactivo, En espera o Todos los Estados

• En el menú, entra a Ventas › Clientes.

• Usa Filtros para buscar; la lista se actualiza al escribir.

• Revisa las columnas Saldo y Saldo Vencido; el vencido se resalta.

• En la fila del cliente:

  • Editar: abre el formulario del cliente.

  • Estado de Cuenta: descarga el PDF (ver 5.5).

• Botones superiores:

  • Nuevo Cliente: abre el formulario vacío.

  • Importar: carga clientes desde archivo (ver 5.6).

  • Recalcular Saldo: vuelve a calcular los saldos de todos los clientes a partir de facturas y pagos.

Tip

Si un saldo no cuadra con las facturas, usa Recalcular Saldo antes de reportarlo.

Pestaña General

Alta y edición de los datos del cliente, organizados en bloques.

Diagrama 15. Alta de un cliente

Campo	Obligatorio	Descripción
Nombre del Cliente	Sí	Nombre o razón social
Tipo de Cliente	Sí	Físico o Moral
Estado	No	Activo, Inactivo o En espera
Grupo de Cliente	No	Grupo al que pertenece (capítulo 6)
RFC o Tax ID	No	Identificador fiscal
Correo Electrónico	No	Se usa como destinatario al enviar documentos
Teléfono	No	Teléfono de contacto
Términos de Pago	No	Plazo de pago (nombre y días)
Moneda Preferida	No	Moneda que toman sus pedidos y facturas
Método de Pago Preferido	No	Forma de pago habitual
Límite de Crédito	No	Monto máximo de crédito (solo Admin o Finanzas)
Dirección de Facturación	No	Calle y Número, Ciudad, Estado/Provincia, Código Postal, País
Dirección de Envío	No	Mismos campos; se copia con Igual que la de Facturación
ID Externo	No	Clave del cliente en otro sistema
Notas	No	Texto libre

• En Clientes, haz clic en Nuevo Cliente.

• En Información Básica, llena Nombre del Cliente y Tipo de Cliente, y el resto que tengas.

• En Términos de Pago, elige plazo, Moneda Preferida, Método de Pago Preferido y Límite de Crédito.

• Llena la Dirección de Facturación.

• En Dirección de Envío, marca Igual que la de Facturación o llena otro domicilio.

• Completa Información Adicional si aplica.

• Haz clic en Crear Cliente (o Actualizar Cliente si lo estás editando).

Figura 30. Formulario Nuevo Cliente, pestaña General. (Pantalla 1)

Figura 31. Formulario Nuevo Cliente, pestaña General.(Pantalla 2)

Figura 32. Formulario Nuevo Cliente, pestaña General.(Pantalla 3)

Tip

Captura bien la Moneda Preferida y la Dirección de Envío: se copian solas a cada pedido y factura nuevos.

Pestaña CFDI

Diagrama 16. Uso de los datos CFDI del cliente

Campo	Obligatorio	Descripción
RFC Receptor	Sí	RFC del cliente (hasta 13 caracteres)
Nombre / Razón Social	Sí	Tal como aparece en la constancia fiscal
Domicilio Fiscal Receptor (CP)	Sí	Código postal fiscal (5 dígitos)
Extranjero	No	Marca si es residente fiscal en otro país
País de Residencia Fiscal / Num Reg Id Trib	Solo si es extranjero	País y número de registro fiscal extranjero
Uso CFDI (c_UsoCFDI)	Sí	Uso que el cliente da al comprobante
Régimen Fiscal Receptor (c_RegimenFiscal)	Sí	Régimen del cliente ante el SAT

• Guarda primero el cliente (si no, aparece «Por favor, guarde el cliente antes de configurar CFDI.»).

• Abre la pestaña CFDI.

• Llena Identidad Fiscal Receptor y Configuración SAT.

• Haz clic en Guardar CFDI. Aparece «Los datos fiscales están configurados para este cliente.»

Figura 33. Pestaña CFDI del cliente

Advertencia

Copia RFC, razón social y código postal exactamente como vienen en la constancia de situación fiscal. Una diferencia hace que el timbrado falle.

Estado de Cuenta

Genera un PDF con los movimientos del cliente en un rango de fechas. Se abre desde la lista o desde el formulario del cliente.

Diagrama 17. Generar estado de cuenta

• Haz clic en Estado de Cuenta.

• En la ventana Estado de Cuenta del Cliente, elige Fecha Inicio y Fecha Fin.

• Haz clic en Descargar.

Figura 34. Boton Estado de Cuenta

Figura 35. Ventana Estado de Cuenta del Cliente

Nota

La fecha final debe ser posterior a la inicial; si no, la ventana lo avisa.

Importar Clientes

Alta masiva de clientes desde un archivo Excel o CSV con la plantilla del sistema.

Diagrama 18. Importacion

• En Clientes, haz clic en Importar.

• En Descargar Plantilla, elige Excel (.xlsx) o CSV (.csv). La plantilla trae las columnas y una fila de ejemplo.

• Llena la plantilla con tus clientes.

• En Subir Archivo, arrastra el archivo o haz clic para buscarlo.

• Haz clic en Subir e Importar.

• Revisa el resultado: cuántos se importaron y, si hubo errores, la tabla Detalles del Error con la fila, la columna y el mensaje.

Figura 36. Boton para importar Clientes

Figura 37. Modal para la (1) baja del .xlsx o .csv, (2) Seccion para subir el Archivo

Tip

Corrige solo las filas con error y vuelve a importarlas; las correctas ya quedaron dadas de alta.

Grupo de Clientes

Vista General

Un grupo de clientes agrupa clientes con condiciones comerciales iguales (por ejemplo, Mayoristas o Distribuidores). Su uso principal es asignarle una lista de precios en Inventario › Precios › Asignaciones de Precios: todos los clientes del grupo reciben esos precios en pedidos y facturas.

Diagrama 19. Cómo un grupo define el precio

Pantalla	Para qué sirve	Cuándo se usa
Lista de Grupos de Clientes	Buscar, crear y desactivar grupos	Al organizar la cartera de clientes
Nuevo / Editar Grupo de Clientes	Nombre, descripción y si está activo	Al crear o renombrar un grupo

Figura 38. Pantalla Grupo de Clientes

Advertencia

Hoy el botón Desactivar de la lista elimina el grupo de forma definitiva. Para solo pausarlo, edita el grupo y desmarca Activo.

Vista General

Muestra los grupos con su nombre, descripción y si están activos. Por omisión oculta los inactivos.

Filtro	Descripción
Buscar	Por nombre del grupo
Mostrar Inactivos	Incluye los grupos inactivos en la lista

Tabla 21. Filtros

• En el menú, entra a Ventas › Grupos de Clientes.

• Usa Filtros para buscar un grupo o mostrar los inactivos.

• En la fila del grupo, usa Editar o Desactivar.

Figura 39. Formulario Nuevo Grupo de Clientes

Tip

Crea primero los grupos y después importa o captura los clientes; así cada cliente nace con su grupo y su precio correcto.

Devoluciones

Vista general

Una devolución de venta registra la mercancía que el cliente regresa de una factura. Al Publicar Devolución, el sistema regresa la existencia al almacén, genera los asientos contables y reduce el saldo de la factura o del cliente. La devolución publicada funciona como nota de crédito y se descarga en PDF.

Diagrama 21. Estados de la devolución

Pantalla	Para qué sirve	Cuándo se usa
Devoluciones de Ventas (lista)	Buscar devoluciones y publicarlas o cancelarlas	Seguimiento de devoluciones
Nueva Devolución	Elegir la factura y el motivo	Cuando el cliente regresa mercancía
Devolución (detalle)	Ajustar cantidades, tarifa de reposición y publicar	Antes de publicar; después, para consultar o descargar el PDF

Figura 40. Vista general

Advertencia

Una devolución Publicado no se puede cancelar ni editar. Revisa cantidades y montos antes de publicar.

Listas de Devoluciones de Ventas

Muestra las devoluciones con su número, fecha, cliente, factura de origen, monto y estado.

Diagrama 22. Acciones desde la lista

Filtro	Descripción
Número de Devolución	Busca por folio
Cliente	Busca por nombre del cliente
Desde / Hasta	Rango de fechas
Estado	Casillas: Borrador, Publicado, Cancelado

• En el menú, entra a Ventas › Devoluciones.

• Usa Filtros para buscar; la lista se actualiza sola.

• En la fila:

  • Ver Devolución: abre el detalle.

  • Publicar Devolución: solo en Borrador (ver 7.4.2).

  • Cancelar Devolución: solo en Borrador.

Nuevo Devolucion

Crea la devolución a partir de una factura. El sistema copia las partidas de la factura con la cantidad que aún se puede devolver.

Diagrama 23. Crear una devolución

Campo	Obligatorio	Descripción
Factura a Devolver	Sí	Solo aparecen facturas Contabilizadas o Pagadas que tengan algo pendiente de devolver
Motivo de Devolución	Sí	Defective (defectuoso), WrongItem (artículo equivocado), CustomerRequest (solicitud del cliente, por omisión), Damaged (dañado) u Other (otro)
Notas	No	Texto libre

• En Devoluciones, haz clic en Nueva Devolución.

• En Factura a Devolver, elige la factura.

• Elige el Motivo de Devolución y escribe Notas si hace falta.

• Haz clic en Crear Devolución. Se abre el detalle con las partidas cargadas.

Figura 41. Pantalla Nueva Devolución

Nota

Si una factura no aparece, revisa que esté Contabilizada o Pagada y que no se haya devuelto completa.

Detalle de la devolucion

Aquí se ajusta qué y cuánto se devuelve, se cobra la tarifa de reposición y se publica.

Diagrama 24. Qué hace el sistema al publicar

Campo	Obligatorio	Descripción
Cliente / Factura / Fecha	No aplica	Solo lectura, vienen de la factura
Motivo	Sí	Se puede cambiar en Borrador
Tarifa de Reposición	No	Cargo al cliente por reacomodo; no puede ser mayor al total devuelto
Notas	No	Texto libre
Cant. Devuelta	Sí	Por partida; mayor a 0 y hasta la Cant. Facturada pendiente

Ajustarla Devolucion

• En Artículos Devueltos, cambia la Cant. Devuelta de cada partida.

• Quita las partidas que no se devuelven con Eliminar Artículo.

• Si aplica, captura la Tarifa de Reposición.

• Revisa los totales: Subtotal, Reversión de Imp., Tarifa de Reposición y Monto a Reembolsar.

• Haz clic en Guardar.

Figura 42. Detalle de devolución en Borrador con Artículos Devueltos y totales

Publicar Devolucion

• Con la devolución en Borrador, haz clic en Publicar Devolución.

• El sistema valida, regresa la existencia, genera asientos y actualiza la factura (ver Diagrama 7.4).

• La devolución pasa a Publicado. En la factura aparecen Monto Devuelto y la etiqueta Devuelto: N en las partidas (ver 4.3.2).

• Usa el botón de PDF para descargar la nota de crédito.

Figura 43. Boton Publicar Devolucion

Figura 44. Modal para confirmacion de publicacion de devolucion

Advertencia

Publicar no se puede deshacer.

Cancelar

• Con la devolución en Borrador, haz clic en Cancelar.

• La devolución pasa a Cancelado y no afecta inventario ni saldos.

Figura 45. Boton de Cancelar

Figura 46. Modal para confirmar la cancelacion

Tip

Si el cliente regresa la mercancía en varias entregas, haz una devolución por entrega. Cada nueva devolución solo carga lo que falta por devolver.

Vistas globales y reportes generales

Ventas no tiene un tablero propio. La foto general se arma con los indicadores de Facturas, los saldos de Clientes y el Reporte de Antigüedad de Saldos.

Vista o reporte	Dónde	Qué muestra
Indicadores de Facturas	Ventas › Facturas (parte superior)	Total Facturado, Por Cobrar, Pendiente Contabilizar y Pendientes de Timbrar (4.2)
Saldos de clientes	Ventas › Clientes, columnas Saldo y Saldo Vencido	Cuánto debe cada cliente y cuánto ya venció (5.2)
Estado de Cuenta del Cliente	Ventas › Clientes › Estado de Cuenta	PDF de movimientos de un cliente en un rango de fechas (5.5)
Reporte de Antigüedad de Saldos	Cuentas por Cobrar › Reporte de Antiguedad AR	Saldo por cliente repartido por días de vencimiento

Reporte de antigüedad de saldos

Reparte lo que debe cada cliente según cuántos días lleva vencido, a una fecha de corte.

Diagrama 25. Cómo se clasifica un saldo

Campo	Obligatorio	Descripción
Fecha de Corte	Sí	Fecha a la que se calculan los días vencidos

Figura 47. Reporte de Antigüedad de Saldos con totales por rango

Tip

Revisa este reporte cada semana y usa el Estado de Cuenta para enviar a cada cliente el detalle de lo vencido.

Asistentes y Herramientas de apoyo

Ventas trae una ayuda con IA para impuestos y varias herramientas para sacar documentos del sistema.

Herramienta	Dónde	Qué hace
Sugerencia de impuestos de IA	Renglón de Pedidos y Facturas, junto a Impuesto	Propone la tasa según la descripción, con explicación y % de confianza
Importar Clientes	Ventas › Clientes › Importar	Alta masiva desde Excel o CSV con reporte de errores por fila
Exportar a PDF	Lista de Facturas	Descarga la factura en PDF
Descargar PDF / Enviar por Email	Factura › Más Acciones	Descarga o envía la factura al correo del cliente con copia y mensaje
XML y PDF timbrados	Factura › pestaña CFDI	Descarga el CFDI timbrado
Estado de Cuenta	Ventas › Clientes	PDF de movimientos del cliente
PDF de nota de crédito	Devolución publicada	Descarga la nota de crédito
Exportar a PDF	Reporte de Antigüedad de Saldos	Descarga el reporte

Diagrama 26. Sugerencia de impuestos con IA

Advertencia

La IA solo sugiere; la tasa final es responsabilidad de quien guarda el documento.

Nota

Enviar por Email usa el correo capturado en el cliente como destinatario; si está vacío, escíbelo en Hasta.