Ten claro cuánto queda en caja chica y en qué se gastó
Lleva el control de las salidas pequeñas, compara el efectivo con tus vales y prepara la reposición con los gastos ya capturados.
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Un envío urgente, artículos de limpieza, una compra de papelería. Los gastos pequeños salen todos los días, pero al revisar la caja aparecen las dudas: cuánto debería quedar, quién recibió dinero y qué pagos siguen pendientes de reposición.
Con Fondos de Caja Chica de Majjun ERP, cada salida queda identificada con su importe, destinatario y motivo. Puedes consultar el saldo registrado, hacer arqueos y reunir los vales abiertos en un reporte para solicitar la reposición.
Lo que ganas
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Conoce el saldo de cada fondo.
Consulta el monto autorizado, el efectivo disponible según los movimientos registrados y los vales abiertos.
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Cada salida tiene una explicación.
Identifica a quién se entregó el dinero, cuándo, cuánto y para qué se utilizó.
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Pon límites a los gastos pequeños.
Define un máximo por gasto. Majjun impide emitir vales que lo excedan o superen el saldo disponible.
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Detecta diferencias al contar.
Compara el efectivo físico más los vales abiertos contra el monto autorizado e identifica faltantes o sobrantes.
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Prepara la reposición sin repetir la captura.
Convierte los vales abiertos en un reporte de gastos relacionado con el fondo.
Así de fácil
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Define tu fondo.
Indica su nombre, ubicación, moneda, monto autorizado y límite por gasto.
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Documenta cada salida.
Emite un vale con la fecha, el destinatario, el importe, la categoría y el motivo. El saldo registrado disminuye por esa cantidad.
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Consulta los movimientos.
Revisa los vales recientes y distingue cuáles siguen abiertos y cuáles ya están incluidos en una reposición.
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Cuenta el efectivo.
Captura lo que tienes físicamente en caja y deja notas sobre el arqueo. Majjun calcula la diferencia correspondiente.
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Prepara la solicitud de reposición.
Genera un reporte con los vales abiertos y continúa su preparación y revisión desde Reportes de Gastos.
Tus arqueos, con una referencia clara
Puedes documentar conteos sorpresa, revisiones mensuales, conteos para reposición o de cierre.
En cada arqueo quedan el efectivo contado, los vales abiertos considerados, el monto esperado y la diferencia. Así puedes revisar qué encontraste en una fecha determinada y conservar las notas que explican el resultado.
El conteo deja evidencia de la revisión; cualquier diferencia requiere el seguimiento correspondiente.
Por ejemplo, en Ferretería López
La oficina tiene un fondo autorizado de $5,000 y un límite de $1,000 por gasto.
Durante la semana salen $350 para papelería, $280 para mensajería y $420 para materiales de limpieza. Cada entrega queda en un vale y el saldo registrado baja a $3,950.
Al hacer el arqueo, la responsable cuenta $3,950 en efectivo. Sumados a los $1,050 en vales abiertos, coinciden con el fondo autorizado.
Después genera un reporte de reposición con esos vales. Los gastos pasan al reporte con sus importes y motivos, listos para completar la documentación y enviarlos a revisión.
Conectado con tus reportes de gastos
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Con la reposición
La reposición toma los vales abiertos del fondo y los convierte en conceptos de un reporte de gastos generales.
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Con cada vale
Conserva la relación entre el fondo, cada vale y el reporte generado. Los vales incluidos cambian de estado para distinguirlos de los que todavía están pendientes de solicitar.
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Con la revisión
Desde el reporte puedes continuar con la comprobación y la revisión de los gastos.
Una señal para revisar pagos divididos
Majjun señala posibles compras fraccionadas cuando varios vales recientes al mismo destinatario acumulan un importe superior al límite por gasto.
El aviso ayuda a revisar el contexto de esas salidas. La decisión y el seguimiento permanecen en manos del responsable.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener varios fondos?
Sí. Puedes identificar cada uno por su código, nombre y ubicación.
¿El saldo mostrado sustituye contar el efectivo?
El saldo refleja los movimientos registrados. Los arqueos permiten compararlo con el efectivo físico.
¿Qué pasa si intento emitir un vale mayor al saldo disponible?
Majjun bloquea la operación. También valida el límite individual del gasto.
¿Generar la reposición agrega dinero a la caja?
Genera un reporte en borrador con los vales abiertos. La revisión y la entrega de recursos continúan mediante el proceso correspondiente.
¿El arqueo corrige automáticamente un faltante?
El arqueo documenta la diferencia para que puedas investigarla y darle seguimiento.
Mantén tus gastos pequeños bajo control.
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