Pon las reglas de viaje una vez y deja que el sistema las haga cumplir
Define cuánto se puede gastar, quién aprueba y qué se debe comprobar. Lo demás pasa solo.
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Cuando las políticas de viaje viven en un PDF que nadie lee, cada quien gasta a su criterio y tú terminas revisando ticket por ticket. Con la Configuración de Viáticos conviertes tu política en reglas que el sistema aplica en cada solicitud, cada anticipo y cada comprobación.
Lo que ganas
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Topes claros para cada viaje.
Define cuánto se puede gastar en hospedaje y alimentos por día, según el país, la ciudad y el nivel del empleado. Incluye el porcentaje para el primer y el último día del viaje.
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Kilometraje sin discusiones.
Fija la tarifa por kilómetro o por milla según el tipo de vehículo, y el reembolso se calcula solo.
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Cada quien aprueba lo que le toca.
Arma tu matriz de aprobación con montos límite para el supervisor, el director de área y el director de finanzas.
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Facturas en regla para el SAT.
Exige factura electrónica en los gastos en México y define desde qué monto se necesita comprobante.
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Gastos sin factura, bajo control.
Pon un tope diario para los gastos sin comprobante y pide justificación cuando alguien se pase.
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Comprobaciones a tiempo.
Define el plazo para comprobar, cada cuánto se manda recordatorio, cuándo se avisa al jefe y cuándo se bloquean nuevos anticipos a quien tenga uno vencido.
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Margen razonable.
Define qué porcentaje se puede pasar del presupuesto autorizado sin frenar el viaje.
Así de fácil
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Arma tu tabulador.
Pon los topes por destino y nivel.
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Define tus tipos de gasto.
Indica si requieren factura, si son reembolsables y si son gravables para el empleado.
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Pon tus reglas y aprobadores.
Define límites, justificaciones y quién autoriza cada monto.
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Listo.
Cada viaje nuevo sigue tus reglas sin que tengas que revisarlo.
Conectado
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Con las solicitudes y comprobaciones
Los topes y reglas se aplican solos en cada viaje.
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Con la auditoría de viáticos
Tus límites son los que usa la revisión para detectar gastos fuera de política.
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Con tu contabilidad
Los anticipos a empleados se concilian contra la cuenta contable que elijas.
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Con nómina
Los gastos que marcas como gravables se identifican para la nómina del empleado.
Ideal para
Empresas con vendedores, técnicos o directivos que viajan, y que quieren una política de viáticos que se cumpla sin perseguir a nadie.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener topes distintos por destino?
Sí. Define topes por país, por ciudad o generales. Si dejas el campo vacío, aplica para todos.
¿Puedo cambiar las tarifas cada año?
Sí. Cada tarifa tiene fechas de vigencia, así que preparas las nuevas sin afectar los viajes en curso.
¿Qué pasa si un empleado no comprueba a tiempo?
Recibe recordatorios. Después se avisa a su jefe y, si sigue vencido, no puede pedir nuevos anticipos.
¿Funciona para viajes al extranjero?
Sí. Define tarifas por país y moneda. La exigencia de factura electrónica aplica solo a los gastos en México.
¿Quieres ver cómo se aplicaría tu política de viáticos en Majjun ERP?
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