Decide qué viajes autorizar y con qué presupuesto
Revisa el motivo, las fechas y el anticipo solicitado antes de comprometer dinero de tu negocio.
Agenda una demoUn colaborador necesita salir a visitar a un cliente. Otro tiene una capacitación la próxima semana. Las solicitudes llegan por distintos medios y, entre tantos pendientes, cuesta recordar cuáles revisaste, cuánto autorizaste y por qué cambiaste un presupuesto.
Con Aprobaciones de Viaje de Majjun ERP, reúnes las solicitudes pendientes y dejas una decisión clara para cada una. Puedes aprobar lo solicitado, autorizar otros importes o rechazar el viaje con una explicación. Tu equipo sabe qué puede hacer y tú conservas el contexto de lo que autorizaste.
Lo que ganas
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Tus pendientes de autorización, juntos.
Consulta las solicitudes que esperan revisión con el colaborador, destino, fechas, costo estimado y anticipo solicitado.
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Decisiones con contexto.
Revisa para qué es el viaje y cómo se cubrirán los gastos antes de dar tu respuesta.
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Control sobre los importes.
Autoriza el presupuesto completo o indica cuánto apruebas para el viaje y cuánto para el anticipo.
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Menos dudas después de decidir.
Deja comentarios para explicar tu respuesta. Si ajustas los importes o rechazas la solicitud, la explicación es obligatoria.
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Atención a las salidas de último momento.
Identifica las solicitudes que incluyen una justificación por poca anticipación y consulta el motivo antes de resolverlas.
Así de fácil
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Revisa lo que está pendiente.
Consulta quién solicita viajar, a dónde, en qué fechas y cuánto estima gastar. Puedes ordenar la lista por sus columnas para facilitar la revisión.
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Abre la solicitud.
Consulta el motivo del viaje, el presupuesto, el anticipo y la modalidad de financiamiento.
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Elige tu decisión.
Aprueba lo solicitado, autoriza importes ajustados o rechaza la solicitud.
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Explica los cambios.
Si autorizas un monto distinto o rechazas el viaje, deja el motivo para que el colaborador entienda la decisión.
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Confirma la respuesta.
La solicitud actualiza su estado y el colaborador puede consultar los importes autorizados y tus comentarios desde Mis Viajes.
El presupuesto del viaje y el anticipo, por separado
No siempre necesitas adelantar todo lo que costará una salida. Puedes autorizar un importe para el viaje y otro para el anticipo.
Por ejemplo, un viaje puede tener un presupuesto autorizado de $6,000 y un anticipo de $4,000. Ambos montos quedan identificados para que el colaborador conozca la autorización y el equipo responsable del anticipo tenga una referencia clara.
Al ajustar los importes, Majjun verifica que el anticipo autorizado no sea mayor que el presupuesto autorizado del viaje.
Por ejemplo, en Ferretería López
Luis solicita viajar para visitar a un cliente. Estima $7,500 entre transporte, hospedaje y alimentos, y pide un anticipo de $5,000.
La responsable revisa el motivo, las fechas y los montos. Considera que el viaje puede realizarse con $6,500 y autoriza un anticipo de $4,500. En los comentarios explica que el presupuesto debe contemplar una sola noche de hospedaje.
Luis consulta la respuesta en Mis Viajes y conoce los montos autorizados y la razón del ajuste. La decisión queda vinculada a su solicitud para las siguientes etapas.
Conectado con tus viáticos
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Con Mis Viajes
Las solicitudes enviadas llegan al proceso de aprobación con sus datos y presupuesto, sin volver a capturarlos.
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Con el viaje y su decisión
La respuesta actualiza el viaje con su estado, los importes autorizados y los comentarios. También queda identificado quién tomó la decisión y cuándo.
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Con Anticipos de Tesorería
Cuando corresponde un anticipo, su autorización permite continuar con el proceso de entrega. Después, el colaborador puede iniciar un reporte de gastos vinculado al viaje aprobado.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que aprobar todo lo que solicita el colaborador?
Puedes aprobar la solicitud completa o elegir una aprobación con ajustes e indicar los importes que autorizas para el viaje y el anticipo.
¿Puedo explicar por qué autoricé menos?
Sí. La aprobación con ajustes requiere un comentario para dejar claro el motivo de la decisión.
¿Qué pasa si rechazo el viaje?
Debes indicar la razón. La solicitud queda rechazada y el colaborador puede consultar la respuesta.
¿Aprobar el anticipo significa que ya se depositó?
La aprobación autoriza el importe. La entrega del dinero continúa en el proceso correspondiente y tiene su propio estado.
¿El colaborador puede consultar cuánto le autoricé?
Sí. Desde el detalle de su viaje puede revisar los importes autorizados y los comentarios de la aprobación.
Autoriza cada viaje con el motivo y el presupuesto a la vista.
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