Servicios recurrentes

Guía de Contratos Recurrentes en Majjun ERP

Gestiona compromisos continuos con clientes, asegura ingresos predecibles, audita horas con apoyo de IA y convierte servicios aprobados en facturas cobrables.

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Índice del ciclo contractual

  1. Crear contrato
  2. Definir servicios
  3. Activar
  4. Registrar horas
  5. Aprobar
  6. Facturar
  7. Renovar
  8. Cerrar
  9. Monitorear

Etapa 01 · Creación

1. Registra el acuerdo y prepara los cobros

El primer paso es capturar las condiciones del servicio recurrente para automatizar el seguimiento y construir un calendario de cobro confiable.

Ruta: Órdenes de Servicio > Contratos Recurrentes

  • Crea un nuevo contrato y asigna un nombre descriptivo, cliente, fecha de inicio y fecha de vencimiento.
  • Define la periodicidad de cobro, ya sea mensual, trimestral u otra, junto con la moneda acordada.
  • Configura las horas laborables por día y los días previos al cierre para que la IA pueda sugerir cuándo facturar.
  • Al guardar, el contrato queda en borrador y recibe un folio con formato RET-AAAA-NNNN.
  • Adjunta el alcance de trabajo o el contrato firmado en PDF para conservar toda la evidencia junto al acuerdo.

Etapa 02 · Servicios

2. Define los servicios y asigna al equipo

Antes de activar el contrato, específica qué incluye el acuerdo y quién puede trabajar en cada servicio.

Ruta: Contrato en borrador > Servicios > Agregar Servicio

  • Selecciona el tipo de servicio y define si se cobrará con tarifa fija o por hora.
  • Asigna a los empleados responsables de cada línea de servicio.
  • El costo interno de cada empleado permite calcular la rentabilidad esperada y real.
  • Un empleado no puede asignarse dos veces a la misma línea de servicio.
  • Solo el personal asignado puede registrar horas en ese contrato.

Etapa 03 · Activación

3. Activa el contrato y registra el trabajo

La activación pone en marcha el acuerdo, genera sus períodos de cobro y habilita el registro de tiempos para el equipo asignado.

  • Activa el contrato desde el encabezado para generar automáticamente el calendario de facturación.
  • Los empleados asignados pueden registrar fecha, número de horas y una descripción del trabajo realizado.
  • Cada fecha debe estar dentro de la vigencia del contrato y del período activo.
  • Al guardar, el registro queda pendiente de revisión antes de afectar los acumulados reales.

Etapa 04 · Aprobaciones

4. Revisa y aprueba los tiempos

Un gerente o supervisor valida el trabajo registrado antes de que las horas y costos impacten el contrato.

  • Consulta los registros pendientes y confirma que las fechas, horas y descripciones sean correctas.
  • Al aprobar, las horas y sus costos se suman al acumulado real del contrato.
  • Rechaza los registros con errores para que el empleado pueda corregirlos o eliminarlos.

Etapa 05 · Facturación

5. Convierte horas aprobadas en facturas

La conciliación reúne la evidencia operativa del período y ayuda a transformar el trabajo aprobado en un cobro listo para revisar.

Ruta: Contrato > Calendario de Facturación

  • Ejecuta la conciliación para comparar las horas estimadas contra las horas reales.
  • Factura el período actual para crear un borrador de factura en Finanzas.
  • Las horas aprobadas asociadas quedan bloqueadas y ya no pueden modificarse.
  • La IA puede identificar períodos listos para facturar y señalar posibles inconsistencias.

Etapa 06 · Renovaciones

6. Renueva sin reconstruir el contrato

Cuando un acuerdo activo se acerca a su vencimiento, puedes preparar el siguiente ciclo conservando su historial y trazabilidad.

  • Inicia la renovación desde el contrato activo próximo a vencer; el sistema propone las nuevas fechas.
  • Ajusta precios o tarifas para el siguiente ciclo cuando sea necesario.
  • El contrato anterior cambia a estado renovado y conserva su historial.
  • Se crea un nuevo contrato en borrador relacionado con el original para mantener la trazabilidad.

Etapa 07 · Cancelaciones

7. Termina contratos de forma ordenada

El cierre controlado protege el historial del acuerdo y evita que se generen nuevos servicios o tiempos después de la fecha efectiva.

  • Selecciona Terminar contrato desde el encabezado e indica una categoría: solicitud del cliente, impago, cambio de alcance u otra.
  • Captura un motivo obligatorio y define la fecha efectiva de terminación.
  • Una fecha de hoy o pasada cancela de inmediato; una fecha futura deja el contrato en terminación pendiente.
  • Al cancelar, se anulan los períodos futuros pendientes, pero las facturas emitidas no se alteran.
  • Cualquier devolución requiere una nota de crédito manual.
  • Los contratos cancelados quedan bloqueados contra nuevos servicios, asignaciones y registros de tiempo.

Etapa 08 · Tablero

8. Anticipa vencimientos desde el tablero

El panel de contratos por vencer concentra las acciones necesarias para no perder renovaciones ni ingresos recurrentes.

  • El semáforo rojo identifica contratos que vencen en 7 días o menos.
  • El semáforo naranja muestra contratos que vencen entre 8 y 30 días.
  • Usa las acciones rápidas para abrir el contrato, renovarlo o facturar el próximo período pendiente.

Rojo · 7 días o menos

Naranja · Entre 8 y 30 días

Marco normativo

Reglas de negocio

Consulta las validaciones que rigen contratos, tiempos, facturación y renovaciones durante todo el ciclo.

26 reglas

Código Categoría Regla
BR-RA-01 General El nombre del contrato es obligatorio.
BR-RA-02 General La fecha de inicio debe ser menor o igual que la fecha de vencimiento.
BR-RA-03 General El límite diario por defecto es 8 horas si no se configura otro valor.
BR-RA-04 General La ventana sugerida para facturación con IA es de 5 días antes del período.
BR-RA-05 Servicios La tarifa fija es obligatoria cuando el método es tarifa fija.
BR-RA-06 Servicios Tarifas y horas estimadas deben ser valores no negativos.
BR-RA-07 Asignación El personal asignado debe estar activo.
BR-RA-08 Asignación Se bloquea la doble asignación de un empleado a la misma línea.
BR-RA-09 Asignación El costo estimado usa la tarifa interna del empleado si está asignado; si no, usa la tarifa del servicio.
BR-RA-10 Tiempos Los empleados solo registran horas en líneas asignadas.
BR-RA-11 Tiempos Las fechas deben caer dentro de la vigencia y del período activo.
BR-RA-12 Tiempos Los registros deben tener una duración mayor a cero.
BR-RA-13 Tiempos Un registro facturado queda bloqueado.
BR-RA-14 Facturación Se aplica prorrateo diario para períodos parciales.
BR-RA-15 Facturación Los períodos facturados bloquean las horas aprobadas asociadas.
BR-RA-29 Renovación La renovación clona el contrato y marca el original como renovado.
BR-RA-30 Renovación El nuevo contrato conserva la referencia al contrato original.
BR-RA-31 Renovación Los ajustes de tarifa quedan en la bitácora de auditoría.
BR-RA-32 Cancelación La terminación solo aplica a contratos activos o expirados.
BR-RA-33 Cancelación La categoría y el motivo son obligatorios.
BR-RA-34 Cancelación Las fechas futuras dejan la terminación pendiente; las presentes o pasadas cancelan.
BR-RA-35 Cancelación Solo se anulan períodos pendientes posteriores a la fecha efectiva.
BR-RA-36 Cancelación Los períodos facturados no se alteran y requieren una nota de crédito manual.
BR-RA-37 Cancelación Las horas pendientes muestran una advertencia, pero no bloquean la cancelación.
BR-RA-38 Cancelación Los contratos cancelados quedan bloqueados permanentemente.
BR-RA-39 Tablero Rojo con 7 días o menos; naranja de 8 a 30 días.

Servicios recurrentes

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